Cấu trúc của một email thông thường
1. Phần chào hỏi [Greeting]
Phần Greeting là phần mở đầu của một email bất kì. Với từng đối tượng khác nhau sẽ có những cấu trúc chào hỏi tương đương.
1.1. Mối quan hệ lịch sự, trang trọng
→ Sử dụng cấu trúc: Dear + title (danh xưng) + surname (họ). Trong đó:
Dear Mr / Mrs + tên người nhận [Nếu biết tên người nhận]
Dear Sir / Madam [Nếu không biết tên người nhận]
1.2. Mối quan hệ thân mật
→ Sử dụng cấu trúc: Hi + tên
E.g. Hi Tom
1.3. Nội dung chủ yếu làm quen, xin gặp mặt
Trong trường hợp này, bạn có thể sử dụng cả 2 mẫu câu như sau:
To whom it may concern
Dear Sir / Madam
2.1. Dạng thư hồi đáp
Nếu là một bức thư hồi đáp thì bạn có thể chọn mở đầu bức thư bằng cách sử dụng từ “thanks”. Sau đó sẽ tiếp tục vào vấn đề.
2.2. Bày tỏ sự quan tâm của người đọc về công ty chúng ta
Trường hợp này chúng ta có thể dùng mẫu câu sau:
E.g. Thank you for contacting XYZ Company
2.3. Đối với đối tượng trả lời email của bạn trước đó
Có thể sử dụng 2 mẫu câu sau:
Thank you for your prompt reply
Thank for getting back to me
→ Cảm ơn bạn vì đã hồi đáp
Sử dụng những mẫu câu như 3 phần trên sẽ giúp cho người đọc cảm thấy thoải mái và được tôn trọng bởi thái độ lịch sự được truyền tải.
2.4. Email không phải dạng hồi đáp
Nếu email của bạn không phải dạng hồi đáp email nào đó, cách lịch sự để mở đầu chính là bằng một lời chúc.
I hope you are doing well. (Tôi hy vọng bạn vẫn khỏe)
I hope you have a nice weekend. (Tôi hy vọng bạn có kỳ nghỉ cuối tuần vui vẻ)
3. Giới thiệu [Introduction]
Ở phần giới thiệu tổng quát này, bạn cần trình bày rõ lý do viết email. Có nhiều cách để trình bày một lý do, tuy nhiên hãy chọn những văn phong phù hợp với từng đối tượng nhận được email của bạn và ghi nhớ một vài điểm như sau:
3.1. Không viết tắt I’m
Trong văn phong trang trọng không nên sử dụng từ viết tắt I’m. Bạn nên viết rõ ràng ra là I am để bày tỏ thái độ lịch sự.
→ Cấu trúc: I am writing to + verb…
E.g. I am writing to ask for the information about the English courses.
3.2. Dùng câu hỏi trực tiếp, gián tiếp cho mối quan hệ thân thiết
Chỉ nên dùng câu gián tiếp trực tiếp trong trường hợp người nhận mail có mối quan hệ thân thiết. Chẳng hạn:
E.g. I am writing to clarify some points of the contract.
3.3. Một số cách viết thay thế
Một số cấu trúc thường dùng khác như:
I am writing to + complain
I am writing to + explain
I am writing to + confirm
I am writing to + apologize
Ngoài ra, để đa dạng được cách viết thư bạn đọc có thể sử dụng một số phép thay thế như sau:
Dùng I would like to… thay thế cho I am writing to
Có thể dùng I just want to cho trường hợp không trang trọng
Ở phần Introduction này, sự ngắn gọn là điều cần thiết. Phần chứa không quá nhiều nội dung ý nghĩa cần được tinh gọn. Ngoài ra, hãy chú trọng vào cấu trúc ngữ pháp, các vấn đề chính được diễn tả sẽ đánh giá nội dung của toàn bức thư.
4. Nội dung chính [Main point]
4.1. Nội dung chính mang tính bi quan
Trong trường hợp bạn đề nghị các vấn đề tế nhị như từ chối đề nghị, thông báo thôi việc hay sự cố nào đó. Có thể dùng các mẫu câu sau đâu:
We regret to inform you …
It is with great sadness that we …
After careful consideration we have decided …
I am writing in reply to your letter of 4 September regarding your outstanding invoice …
4.2. Nội dung mang tính nhắc lại để trao đổi
Khi bạn viết email nhằm mục đích nhắc lại hoặc trao đổi các vấn đề trước đó, hãy dùng một số mẫu câu như sau:
As you started in your letter, …
Regarding … / Concerning … / With regards to …
As you told me, ….
As you mentioned in the previous one …
As I know what you wrote me…
4.3. Nội dung mới hoàn toàn
Không giống như 2 trường hợp trên, bạn có thể dùng những mẫu câu lịch sự để hỏi về một vấn đề nào đó. Việc hỏi cần phải lịch sự và mang tính mở rộng câu chuyện.
I would be grateful if
I wonder if you could
Could you please …? Could you tell me something about …?
I would particularly like to know …
I would be interested in having more details about …
Could you please help me …(inform the student of final exam…), please?
I would like to ask your help …
5. Kết thúc email [Concluding sentence]
Để kết thúc email, bạn có thể sử dụng một vài kiểu câu như sau:
1. Let me know if you need anymore information.
→ Hãy cho tôi biết nếu anh cần them thông tin
3. I look forward to hearing from you soon.
→ Tôi rất mong sớm nghe tin từ bạn.
5. I would be grateful if you could attend to this matter as soon as possible.
→ Tôi sẽ rất cảm ơn nếu ông/bà có thể giải quyết vấn đề này càng sớm càng tốt.
6. If you would like any further information, please don’t hesitate to contact me.
→ Nếu ông/bà cần thêm thông tin gì, xin cứ liên hệ với tôi.
7. I look forward to…
→ Tôi rất trông đợi…
8. Please respond at your earliest convenience.
→ Xin hãy hồi âm ngay khi các ngài có thể
Trong trường hợp bạn bắt đầu bằng các kiểu câu như:
thì bạn nên kết thúc thư bằng cụm sau:
Ngoài ra, bạn cũng có thể dùng cụm từ “Please do not hesitate to contact me…”
→ Để thay thế cho ” Feel free to contact me…”
6. Ký tên [Signing off]
Thay vì một lá thư bình thường ở Việt Nam, chúng ta thường sử dụng chữ ký. Thì trong email, bạn có thể dùng TÊN kèm theo các dòng chữ:
6.1. Nếu thư trang trọng
6.2. Nếu thư không trang trọng
Các bước để có một email chuyên nghiệp
Bước 1: Xác định tính trang trọng của email
Mẫu thư trang trọng hay không trang trọng có nhiều sự khác biệt từ cách bố trí từ ngữ cho đến cách trình bày. Thông thường email trang trọng sử dụng trong các trường hợp: Tìm hiểu thông tin về vấn đề, xin việc, đăng ký học hoặc góp ý.
Đối với các mẫu email cá nhân thì nên viết một cách thoải mái, không trang trọng. Chủ yếu sử dụng cho gia đình hoặc bạn bè.
Bước 2: Xác định cấu trúc của email
Cấu trúc quyết định đến nội dung và ý mà bạn muốn diễn đạt cho người đọc. Một email thông thường bao gồm các phần theo thứ tự như sau:
Thư mở đầu
Đoạn giới thiệu: gồm lý do hoặc lời cảm ơn
Nội dung email: Gồm một hoặc nhiều đoạn khác nhau nêu lên được đầy đủ các ý chính của email
Chuẩn bị kết thúc: Nêu những mong đợi từ người nhận thư, yêu cầu phản hồi hoặc một lời đề nghị gặp
Chào kết
Tên hoặc chữ ký
Bước 3: Sử dụng các mẫu câu thường dùng khi viết thư
Chào đầu thư
Dear Mr / Mrs + Surname
Hello / Hi + name
Dear Sir or Madam
Dear + name
Bắt đầu nội dung email
Thank you for your letter/ email about…
Thanks for your letter/ email.
Many thanks for your letter / email.
Thanks for writing to me.
I am writing to request information about …
I am writing to tell you about…
I am writing with reference to your letter.
Guess what?
I would like to offer congratulations on…
How are things with you?/ What’s up?
Let me congratulate you on…
How are you? / How was your holiday?
Chuẩn bị kết Email
I look forward to hear from you without delay.
Hope to hear from you soon.
I look forward to meeting you.
Looking forward to seeing you from you.
I hope to hear from you at your earliest convenience
I can’t wait to meet up soon.
Chào kết thúc thư
Yours faithfully
Best wishes.
Regards/ Best regards/ Kind regards.
All the best.
Những mẫu câu viết email quen thuộc
1. Mẫu câu trình bày lý do viết email
Phần trình bày lý do được đưa ra sau các câu chào hỏi thông thường ở phần đầu tiên. Bạn có thể một số mẫu câu quen thuộc như sau:
I am writing to you regarding… / in connection with…
→ Tôi viết email này để liên hệ về vấn đề
I am writing to you on behalf of…
→ Tôi thay mặt…viết email này để…
Might I take a moment of your time to…
→ Xin ông / bà / công ty cho phép tôi…
Trong các cách viết trên thì cách viết cuối cùng trang trọng nhất. Thường sử dụng trong công việc và là lần đầu tiên liên hệ với đối tác bất kỳ.
2. Mẫu câu yêu cầu, đề nghị
Yêu cầu, đề nghị là các mẫu câu phổ biến nhất. Mẫu câu này cần phải lịch sự, ngắn gọn, chuyên nghiệp và quan trọng hơn cả là phải rõ ràng giúp người đọc tránh nhầm lẫn với các vấn đề khác. Có 4 mẫu câu yêu cầu, đề nghị thông dụng trong tiếng anh như sau:
I would appreciate it / be grateful if you could send more detailed information about…
→ Tôi rất cảm kích nếu ông / bà / công ty có thể cung cấp thêm thông tin chi tiết về…
Would you mind…? / Would you be so kind as to…?
→ Xin ông / bà / công ty vui lòng…
We are interested chúng tôi we would like to…
→ Chúng tôi rất quan tâm đến… và muốn…
We carefully chúng tôi it is our intention to…
→ Chúng tôi đã cẩn thận xem xét… và mong muốn được…
3. Mẫu câu xin lỗi người nhận email
Trong quá trình kinh doanh, hợp tác rất khó tránh khỏi các sai sót ngoài ý muốn. Để đưa ra lời xin lỗi chân thành, lịch sự trong email, bạn có thể dùng các mẫu câu như sau:
We regret / are sorry to inform you that…
→ Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với bạn rằng…
Please accept our sincere apologies for…
→ Xin hãy chấp nhận lời xin lỗi chân thành về…
We truly understand and apologize chúng tôi are given due to…
→ Chúng tôi hoàn toàn hiểu và xin lỗi về những bất tiện đã gây ra cho quý khách do…
4. Đề cập đến tài liệu đính kèm
Gửi tài liệu đi kèm email là một trong những yếu tố không thể thiếu. Tuy nhiên một email quá dài và không nhắc nhở sẽ gây ra tình huống người nhận không để ý đến và bỏ sót. Để nhắc nhở người nhận, bạn có thể sử dụng một số mẫu câu như sau:
Please find attached…
→ Xin lưu ý đến….đã được đính kèm trong email.
Attached you will find…
→ Bạn sẽ tìm thấy…được đính kèm trong email này.
I am sending chúng tôi an attachment.
→ Tôi đã đính kèm…
Can you please sign and return the attached contract by next Friday?
→ Xin vui lòng ký và gửi lại bản hợp đồng đính kèm trước thứ 6 tuần sau.
5. Mẫu câu kết thúc email
Should you need any further information, please do not hesitate to contact me.
→ Nếu có bất kỳ vấn đề gì, xin đừng ngần ngại liên hệ với tôi.
I trust the above detail resolves your queries. Please feel free to contact us if we can be of further assistance.
→ Tôi hi vọng email này đã giải đáp thắc mắc của bạn. Nếu chúng tôi có thể giúp đỡ gì thêm, xin hãy liên hệ.
Please reply once you have the chance to…
→ Xin hãy hồi âm ngay khi bạn đã…
We appreciate your help in this matter and look forward to hearing from you soon.
→ Chúng tôi đánh giá cao sự giúp đỡ của bạn trong vấn đề này và mong muốn được nghe từ bạn sớm.
Cách viết email bằng tiếng anh trong công việc
Trong công việc, đa số các email đều được sử dụng ngôn ngữ trang trọng, không sử dụng cách viết tắt hoặc tiếng lóng trong tiếng anh.
1. Phần mở đầu
Chào hỏi, xưng hô với người nhận bằng các mẫu câu:
1.1. Dear Mr. A / Mrs. A / Miss A
Nếu người nhận email là phụ nữ thì sử dụng Mrs dành cho phụ nữ đã kết hôn. Sử dụng Miss cho những phụ nữ chưa lập gia đình. Nếu bạn không chắc chắn về tình trạng hôn nhân của người nhận email, có thể sử dụng kiểu câu sau.
1.2. Dear Sir/ Dear Madam
Cần lưu ý thêm một vấn đề trong mở đầu, người nhận thư là người nước ngoài, bạn hãy xưng họ với Last Name.
E.g. Chẳng hạn người nhận thư có tên đầy đủ John Doe. Hãy xưng hô là: Dear Mr.Doe.
Trong trường hợp người nhận là người Việt Nam, bạn có thể sử dụng Dear + tên riêng, tên đầy đủ, họ và tên.
E.g. Dear Mrs. Vu Thanh Binh
2. Phần nội dung chính
Phần nội dung chính giúp làm rõ vấn đề của email. Hơn 90% thông tin quan trọng sẽ nằm trong phần này. Do đó, bạn cần chú ý đến cấu trúc, cách lập luận và ngôn ngữ sử dụng.
Trường hợp trả lời email của một ai đó
Nếu có khách hàng hỏi về các sản phẩm mà công ty bạn đang kinh doanh, bạn có thể ghi ngắn gọn như sau:
E.g Thanks for contacting Meta Media
Nếu công ty tuyển dụng gửi email xác nhận những thông tin mà bạn đã gửi trước đó, bạn có thể viết như sau:
E.g. I am very happy to receive your email.
Với việc bạn nói “Rất vui khi nhận được email” sẽ giúp cho người đọc cảm thấy được tôn trọng và đối xử lịch sự. Điều này sẽ có tác dụng đối với những email quan trọng.
Trường hợp bạn chủ động viết email
Trường hợp mà bạn chủ động viết email cho một ai đó, trước khi thông báo đến người đọc nội dung bạn có thể sử dụng các mẫu câu như sau:
I am writing to make a hotel reservation to ….
→ Tôi đang viết để đặt phòng khách sạn đến …
I am writing with regard to your registration of ….
With reference to our telephone conversation ….
2.1. Email yêu cầu hoặc hỏi thông tin
Với nội dung này, bạn có thể bắt đầu bằng các kiểu câu như:
Could you please let me know…?
→ Bạn có thể cho tôi biết
I would appreciate it if you could please send me ….
→ Tôi sẽ rất vui lòng nếu bạn gửi tôi
Please let me know…
→ Làm ơn hãy cho tôi biết
2.2. Email đề nghị giúp đỡ / đề nghị cung cấp thông tin
We are happy to let you know that …
→ Chúng tôi rất vui mừng thông báo đến bạn rằng …
We are willing to …
→ Chúng tôi sẵn lòng …
Should you need any further information, please to contact …
→ Nếu bạn cần thêm bất cứ thông tin gì, vui lòng liên hệ …
We regret to inform you that …
→ Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với bạn rằng …
2.3. Email nội dung phàn nàn
I am writing to expres my dissatisfaction with …
→ Viết viết thư này để bày tỏ sự không hài lòng về …
We regret to inform you that …
→ Chúng tôi rất tiếc phải thông báo đến bạn rằng …
I am interested to hear …
→ Tôi đang rất quan tâm đến thông tin về …
2.4. Email với nội dung xin lỗi
We would like to apologize for …
→ Chúng tôi muốn gửi lời xin lỗi về …
Please accept our dearest apologies for …
→ Làm ơn chấp nhận lời xin lỗi của chúng tôi cho …
I am afraid I will not be able to …
→ Tôi e rằng tôi không thể …
2.5. Email với nội dung thông báo có đính kèm tệp
Trước khi kết thúc và ký tên, bạn có thể sử dụng một trong các mẫu câu sau:
1. Phần mở đầu
Phần mở đầu bao gồm những lời chào hỏi tương tự như email trong công việc. Bạn có thể sử dụng các mẫu câu như sau:
2. Phần nội dung chính
Nếu bạn muốn đi thẳng vào vấn đề
Just a quick note to …
→ Mình chỉ muốn viết đôi dòng để …
This is to invite you to …
→ Email này để mời bạn …
I wanted to let you know that …
→ Mình muốn báo cho bạn biết rằng …
I’m writing to tell you about …
→ Mình muốn viết thư cho bạn để kể về …
Nếu bạn đang trả lời một bức thư của ai đó
Thanks for your e-mail, it was wonderful to hear from you.
→ Cảm ơn về email của bạn, thật là tuyệt vời khi được nghe tin từ bạn
2.1. Đưa ra yêu cầu, hỏi thêm thông tin
I was wondering if you could
→ Mình băn khoăn không biết bạn có thể
Do you think you could
→ Bạn có thể
Can you call me
→ Cậu có thể gọi cho tớ
2.2. Đề nghị sự giúp đỡ
I’m sorry, but I can’t …
→ Tớ xin lỗi, nhưng …
I’m happy to tell you that …
→ Tôi vui mừng thông báo rằng …
Do you need a hand with …
→ Bạn có cần tôi giúp một tay với việc …
→ Cậu có muốn tớ …
2.3. Phàn nàn về vấn đề gì đó
I’m sorry to say that you’re …
→ Tôi rất tiếc phải nói rằng bạn …
I hope you won’t mind me saying that …
→ Tôi mong bạn sẽ không buồn khi tôi nói rằng …
2.4. Thư với mục đích xin lỗi
I’m sorry for the trouble I caused. (Tớ xin lỗi vì những rắc rối mà tớ gây ra)
I promise it won’t happen again.Tôi hứa điều đó sẽ không xảy ra một lần nữa)
I’m sorry, but I can’t Tớ xin lỗi nhưng tớ không thể
2.5. Thư có tệp đính kèm
I’m attaching/sending you
→ Tôi đã gửi kèm trong mail
Sorry, but I can’t open it. Can you send it again in PDF format?
→ Xin lỗi, mình không mở được file đó. Bạn có thể gửi lại ở định dạng PDF không?
3. Phần kết thúc
Trước khi kết thúc thư phải thêm các câu sau:
Hope to hear from you soon.
→ Tớ hi vọng sẽ sớm nghe tin tức từ cậu)
I’m looking forward to seeing you.
→ Tôi rất mong được gặp bạn)
Kí tên và kết thúc thư:
Thanks, (Cảm ơn)
With gratitude, (Với lòng biết ơn)
Sincerely/ Sincerely yours/ Yours sincerely/ Yours truly, (Chân thành)
Regards/ Best regards/ Fond regards (Trâb trọng)
Best wishes (Những lời chúc tốt đẹp nhất)
Love (Yêu thương)
Take care (Bảo trọng, giữ gìn sức khỏe)
Một số tài liệu hay về cách viết email trong tiếng anh
1. How to write an Email