Chức Năng Filter Excel / Top 6 # Xem Nhiều Nhất & Mới Nhất 1/2023 # Top View | Nhatngukohi.edu.vn

Hướng Dẫn Sử Dụng Chức Năng Advanced Filter Trong Excel

Trong Excel, khi bạn đã tạo xong một bảng dữ liệu nhưng khi in ra thì chỉ muốn in theo một điều kiện nhất định mà không phải in toàn bộ cả bảng. Khi đó bạn cần sử dụng chức năng Advance Filter của Excel để lọc dữ liệu ra trước khi in. Bài viết này chúng tôi sẽ hướng dẫn các bạn sử dụng chức năng Advance Filter lọc dữ liệu trên bảng tính.

Khi thao tác trên bảng tính Excel, thao tác lọc dữ liệu theo điều kiện rất quan trọng và không thể thiếu. Ở bài viết trước chúng ta đã được tìm hiểu cách Lọc dữ liệu trùng nhau trong bảng tính thì ở bài viết này các bạn sẽ có thêm kinh nghiệm sử dụng chức năng Advanced Filter trong Excel.

Trước tiên để dùng chức năng Advance Filter thì bảng dữ liệu của bạn phải theo các yêu cầu sau:

1. Chừa ít nhất 3 dòng trống trên cùng bảng dữ liệu.2. Chỉ sử dụng một dòng duy nhất để làm tiêu đề bảng dữ liệu.3. Không merge bất cứ ô nào của bảng dữ liệu.

Khi sử dụng Advance Filter thì bạn sẽ phải dùng tới một bảng phụ làm điều kiện so sánh để lọc dữ liệu từ bảng dữ liệu chính của các bạn. Và yêu cầu của bảng phụ này phải dùng tiêu đề của cột dữ liệu bạn cần lọc từ bảng chính làm tiêu chí lọc, cho nên bạn phải copy tiêu đề cột dữ liệu bạn cần lọc trong bảng chính và dán vào dòng tiêu đề điều kiện cần lọc trong bảng phụ. Và Advance Filter chỉ có thể lọc 1 lần 2 điều kiện cho 1 cột dữ liệu. Các bạn có thể theo dõi ví dụ dưới để nắm bắt trực quan hơn về chức năng Advance Filter.

Ví dụ: Ta có bảng dữ liệu như sau:

Đầu tiên bạn cần phải tạo một bảng phụ dùng để lọc dữ liệu.

Bước 1: Đặt trỏ chuột vào ô bảng dữ liệu chính. Vào Data → Advance

– Filter the list, in-place: lọc dữ liệu và cho ra kết quả ở chính bảng lọc. Các dữ liệu không phù hợp sẽ bị mất đi.– Copy to another location: lọc dữ liệu và copy chúng trong một khu vực khác.

Chú ý :Ngoài ra các bạn cũng cần biết thêm về các ký tự đặc biệt khi lọc 1. Ký tự *: ví dụ ở cột Name. Bạn muốn lọc tất cả các ký tự có bắt đầu bằng chữ M thì bạn sẽ nhập điều kiện lọc là M*. Tức là lọc chuỗi ký tự bắt đầu bằng chữ M, ký tự * đại diện cho các ký tự còn lại trong chuỗi. 2. Ký tự ?: tương tự như ký tự * nhưng nó chỉ đại diện cho một ký tự duy nhất. Ví dụ bạn lọc M? tức là lọc chuỗi gồm 2 ký tự bắt đầu bằng M. 3. Ký tự ~: để loại bỏ 2 ký tự đặc biệt trên khi lọc dữ liệu. Ví dụ trong bảng dữ liệu của bạn có chuỗi là M*D, khi bạn lọc nếu nhập điều kiện như vậy thì nó sẽ lọc tất cả các chuỗi có bắt đầu bằng M và kết thúc bằng D.

Nguồn: chúng tôi – Sưu tầm từ Tải Miễn Phí

Hướng Dẫn Sử Dụng Data Filter Trong Excel

Đối với bảng tính chứa nhiều thông tin theo nhiều chủng loại khác nhau, thì việc giới hạn hiển thị (lọc)các dữ liệu sẽ giúp ta tìm thấy được thông tin cần thiết nhanh hơn, chính xác hơn. Để thiết lập chức năng Filter trong excel, chúng ta làm theo các bước sau:

Chú ý: Sau khi gọi bộ lọc chúng ta có thể thực hiện chức năng Sort dữ liệu rất dễ dàng.

Sau khi bộ lọc bật lên, nếu muốn lọc cho cột nào thì chỉ cần clich chuột trái vào biếu tượng nút bấm, và hộp thoại Filter sẽ xuất hiện. Khi checkbox Selec ALL được tick thì không có dữ liệu nào được lọc. Nếu bạn muốn xem 1 mục hàng thì ta tiến hành Uncheck tất cả các checkbox của các item khác, chỉ để lại mục hàng mà bạn muốn hiển thị.

Ví dụ, Khi tôi chỉ tick vào mục hàng Banana, thì tất cả các dòng hàng có chứa chữ Banana sẽ được hiển thị.

Theo mặc định, data filter sẽ nhóm tất cả các mục giống nhau thành một nhóm. chức năng này có phân biệt khoảng trống nhưng không phân biệt chữ in hoa hay chữ in thường. do đó các từ giống nhau nhưng khác nhau về kiểu in hoa hoặc in thường đều được xếp cùng một nhóm

Ví dụ:Dòng 1: AppleDòng 2: appleDòng 3: ApplesDòng 4: applesDòng 5: apple s

Khi tiến hành filter thì chúng sẽ nhóm thành 3 nhóm là Apple, Apples và apple s.

Vậy nếu a muốn tất cả ba nhóm trên đều được hiển thị thì làm cách nào?Đối với cột dữ liệu có chứa ít số nhóm thì ta có thể chọn thủ công là đánh dấu tick vào nhóm cần hiển thị rồi bấm OK.Tuy nhiên đối với cột có chứa hàng 100 hoặc hàng nghìn nhóm thì việc làm thủ công như trên sẽ mất khá nhiều thời gian.

Và lúc này chúng ta chú ý hướng dẫn của hộp thoại này như sau:

Use “?” to represent any single c-haracterUse “*” to represent any series c-haracters.

ở bài học cách dùng Hàm Countif thì đã có hướng dẫn ý nghĩa của dấu ? và dấu * trong điều kiện đếm. thì trong điều kiện lọc thì 2 ký tự đặt biệt này cũng có chức năng tương tự như vậy.

Dấu “?” đại diện cho một ký tự trong chuỗi. Và dấu “*” đại diện cho một chuỗi các ký tự.

ví dụ ta muốn lọc các dòng có chứa 2 ký tự bất kỳ cộng với ký tự “PL” với điều kiện Begins With thì ta thiết lập trong hộp thoại Customs Autofilter là ??pl* thì nó sẽ lọc và hiển thị những dòng có chứa 2 ký tự đầu tiên là bất kỳ và 2 ký tự tiếp theo là “pl” và những ký tự theo sau (không cần biết là bao nhiêu ký tự.) sẽ được dấu * đại diện.

Chức năng Advanced Filters: có chức năng lọc và hiển thị các nhóm dòng hàng tại cột đang thiết lập bộ lọc nếu tick vào tùy chọn Filter the list, In-place. giống như cách filter bên trên. Tuy nhiên ở mục này còn có tùy chọn là sau khi lọc các nhóm và xuất ra vị trí khác.

Sử Dụng Hàm Chức Năng Concat Trong Excel

Lượt Xem:1231

Hôm nay Excel Online giới thiệu cho bạn chức năng Excel Concat, được giới thiệu trong Excel 2016, thay thế hàm Concatenate cũ .

Hàm Concat có thể chấp nhận phạm vi ô (cũng như các ô hoặc giá trị đơn) làm đối số, trong khi hàm Concatenate chỉ có thể chấp nhận các ô hoặc giá trị đơn lẻ.

Chức năng Excel Concat và chức năng Textjoin đều nối các chuỗi văn bản với nhau.

Sự khác biệt giữa hai hàm này là hàm Textjoin có thể chấp nhận một dấu tách được chèn vào giữa các chuỗi văn bản riêng lẻ, trong khi hàm Concat có thể không.

Hàm CONCAT của Excel nối với nhau một chuỗi các chuỗi văn bản được cung cấp vào một chuỗi văn bản kết hợp.

trong đó đối số văn bản là một hoặc nhiều chuỗi văn bản (hoặc mảng chuỗi văn bản) mà bạn muốn kết hợp với nhau.

Hàm Concat có thể xử lý tới 254 đối số văn bản .

Kết quả của hàm Concat không được vượt quá 32,767 ký tự.

Mỗi đối số văn bản được cung cấp có thể là một mảng các chuỗi / giá trị văn bản hoặc một chuỗi / giá trị văn bản.

Chức năng Concat lần đầu tiên được giới thiệu trong Excel 2016 và do đó không có sẵn trong các phiên bản trước của Excel. Nó cũng không có sẵn trong Excel 2016 cho Mac. Nếu bạn có phiên bản Excel hoặc Mac cũ hơn, hãy sử dụng chức năng Concatenate thay thế.

Ví dụ 1 – Ghép nối văn bản đơn giản

Cột D của bảng tính sau đây cho thấy hai ví dụ đơn giản về hàm Concat.

Nếu bạn muốn nối ngày tháng trong Excel, bạn cần phải cẩn thận rằng ngày tháng và thời gian thực sự được lưu trữ dưới dạng số đơn giản trong Excel và nếu bạn nhập ngày hoặc thời gian trực tiếp vào hàm Concat, số cơ bản sẽ xuất hiện trong văn bản kết quả chuỗi, thay vì ngày hoặc giờ thực tế.

Một khoảng trống bổ sung và chuỗi văn bản bổ sung “, DOB:” đã được sử dụng trong hàm Concat, để phân tách các giá trị trong các ô A2-C2.

Hàm văn bản đã được sử dụng để chuyển đổi giá trị ngày tháng trong ô C2 thành một chuỗi, sử dụng định dạng ngày “mm / dd / yy”.

(Các kiểu định dạng ngày tháng và thời gian được giải thích thêm trong trang Định dạng số tùy chỉnh Excel ).

Xem trang web Microsoft Office để biết thêm các ví dụ về hàm Excel Concat.

Nếu bạn gặp lỗi từ chức năng Excel Concat, đây có thể là một trong những điều sau đây:

#GIÁ TRỊ!- –Xảy ra nếu kết quả của hàm Concat vượt quá 32.767 ký tự.

#TÊN?- –Xảy ra nếu bạn đang sử dụng phiên bản Excel cũ hơn (trước năm 2016), điều đó không hỗ trợ chức năng Concat.

Hướng Dẫn Cách Sử Dụng Hàm Filter Trong Excel Office 365

Cấu trúc hàm Filter (Filter function)

Hàm này có tác dụng lọc dữ liệu đồng thời kết xuất dữ liệu lọc được sang 1 vị trí khác (ô khác, sheet khác, workbook khác).

=FILTER(array,include,[if_empty])

array: vùng dữ liệu cần lọc (không bắt buộc phải có tiêu đề)

include: điều kiện cần lọc là gì, nằm trong cột nào (xác định đồng thời cả 2 yếu tố này)

if_empty: Nếu không có kết quả thì trả về giá trị gì? (không bắt buộc nhập)

Những chú ý về đặc điểm của hàm:

Hàm trả về kết quả là dạng mảng, dựa theo số cột của array và số dòng kết quả thu được

Không phụ thuộc vào tiêu đề của các trường dữ liệu.

Kết quả trả về không kèm theo định dạng của dữ liệu gốc

Không cần sử dụng dạng công thức mảng

Những trường hợp xảy ra lỗi

Trường hợp 1: Không có kết quả lọc theo điều kiện nêu ra

Nếu không có kết quả phù hợp và không quy định tại if_empty, hàm sẽ trả về lỗi #CALC! (không tính toán được)

Trường hợp 2: Có xen lẫn các giá trị khác trong vùng kết quả

Vì kết quả của hàm Filter trả về dạng mảng, nên khi có lẫn các giá trị khác trong vùng này (do người dùng tự nhập vào) thì sẽ báo lỗi #SPILL! (kết quả sẽ tràn lên dữ liệu đã có)

Hàm Filter có gì đặc biệt

Phải nói là rất đặc biệt, rất tuyệt vời. Nếu như bạn đã từng vất vả với công thức mảng, tốn thời gian với Filter, khó chịu với kết quả của Advanced Filter thì khi sử dụng hàm Filter sẽ thấy được sự khác biệt rất lớn.

So với AutoFilter: giảm thời gian thao tác

Nếu như bạn chưa biết các sử dụng Filter hay các tính năng của Filter thì có thể tham khảo bài viết:

Cách lọc dữ liệu trong Excel

Như vậy chúng ta thấy để có thể đưa ra được kết quả cho báo cáo chi tiết, các thao tác thường dùng là:

Áp dụng AutoFilter cho bảng dữ liệu

Lọc dữ liệu theo từng vị trí dòng tiêu đề

Copy kết quả lọc được

Dán phần giá trị (Paste Special / Value) của những giá trị còn lại sau khi lọc vào vị trí cần báo cáo

Rất nhiều thao tác và tốn thời gian phải không nào. Để khắc phục nhược điểm tốn thời gian và nhiều thao tác này, chúng ta có thêm AdvancedFilter, có công thức mảng hỗ trợ. Tuy nhiên những công cụ này vẫn có những nhược điểm.

So với Advanced Filter: tự động hoàn toàn không cần VBA và hơn thế nữa

Advanced Filter là một công cụ khá tốt để trích lọc dữ liệu theo nhiều điều kiện. Lý do nó chỉ “khá tốt” là:

Tiết kiệm thời gian lọc dữ liệu, nhưng không tự động hoàn toàn. Nếu muốn tự động thì phải áp dụng thêm VBA

Không sử dụng công thức nên không tốn tài nguyên, nhưng việc xây dựng vùng điều kiện cũng phức tạp.

Phụ thuộc hoàn toàn vào tiêu đề của bảng dữ liệu. Do đó nó hạn chế nhiều nếu bảng dữ liệu không có tiêu đề sẽ không làm đúng.

Kết quả lọc mang đúng định dạng của dữ liệu gốc. Điều này khiến chúng ta không thể định dạng dữ liệu theo ý muốn.

Các bạn có thể tham khảo một số bài viết sau để thấy tính ứng dụng của Advanced Filter:

Tự động lọc danh sách không trùng với Advanced Filter VBA cực kỳ đơn giản Hướng dẫn cách lập báo cáo chi tiết NXT kho bằng Advanced Filter trong Excel Hướng dẫn cách lọc dữ liệu sang sheet khác bằng Advanced Filter trong Excel

Do đó khi sử dụng hàm Filter, chúng ta sẽ thấy không cần tạo vùng điều kiện, không cần có VBA, kết quả định dạng theo ý muốn.

So với công thức mảng: Đơn giản hơn rất nhiều

Chúng ta từng biết tới việc sử dụng công thức dạng mảng như OFFSET để làm báo cáo chi tiết như với bài sau:

Hướng dẫn cách viết công thức lập báo cáo chi tiết tự động trong Excel

Có thể thấy công thức rất dài và khó. Bởi vì chúng ta phải thực hiện 2 yêu cầu đồng thời trong 1 câu lệnh:

Lọc ra các kết quả đúng

Trích xuất các kết quả ra báo cáo, mà các nội dung phải liền nhau

Với những hàm trước đây, để làm được công việc trên cần dùng nhiều hàm, phân tích logic khá phức tạp. Nhưng nay với hàm Filter, việc này trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.