Cấu Trúc Một Bài Viết Thư Tiếng Anh / TOP 4 # Xem Nhiều Nhất & Mới Nhất 3/2023 # Top View

Chủ đề Viết Tiếng Anh B1 chọn lọc

Hướng dẫn làm bài thi viết thư tiếng Anh B1

Một số lưu ý khi làm bài viết thư tiếng Anh B1

– Đảm bảo trả lời tất cả các ý được hỏi. Trước khi bắt đầu viết, hãy đọc kỹ đề bài, ghi ra các câu hỏi và vạch ra các câu trả lời dưới dạng các cụm từ. Tránh viết câu hoàn chỉnh gây mất thời gian.

– Sử dụng đa dạng từ vựng, cấu trúc ngữ pháp

– Sử dụng các từ nối phù hợp, lưu ý dấu chấm câu và phân chia đoạn phù hợp.

– Bài viết dưới dạng một bức thư, cần đảm bảo cấu trúc của một bài viết thư

– Bài thi tiếng Anh B1 không cần viết địa chỉ của người viết, người nhận bên trong

Phương pháp làm bài viết thư tiếng Anh B1 hiệu quả

Hướng dẫn viết thư Greeting/ Salutation (Lời chào):

Dear Tom, hoặc Hi Tom,

Đoạn 1 (mở đầu)

Starting your letter (Bắt đầu bức thư): Bạn có thể sử dụng một trong số các cụm từ sau để bắt đầu bức thư.

Lovely to hear from you. (Rất vui khi nhận được tin tức từ bạn)

How are you? (Bạn khỏe không?)

How are things? (Mọi việc thế nào)

Hope you’re well. (Mình hi vọng bạn khỏe.)

Và nhận xét về một thông tin trong bức thư mà người bạn viết cho bạn.

I’m sorry to hear/ learn … Mình rất tiệc khi nghe được/ biết rằng…

I’m so pleased to hear … Mình rất vui khi biết rằng….

I’m so pleased to hear that you are getting married next month.

you have got a new job.

It’s great to hear … Thật vui khi biết rằng….

What wonderful news about …….

Đoạn 2: Viết vào nội dung chính, trả lời các câu hỏi trong đề bài. Sử dụng một số các cách chuyển câu như sau:

Anyway, the reason I’m writing …

I thought I’d write to tell/ ask you

Anyway, I was wondering …

Đoạn 3 (Kết thư): Sử dụng một trong số các cách sau

Well, that’s all for now.

Write back soon.

Looking forward to hearing from you again.

All the best/ Best wishes/ See you soon/ Take care/ Yours/ Love/ Lots of love (Tất cả các từ/ cụm từ này đều có dấu phẩy (,) phía sau)

Mẫu đoạn mở đầu:

Thank you for your letter. I’m sorry I haven’t written for so long but I’ve been really busy studing English to pass B1 test. It’s great to hear that your all family are fine.Mẫu đoạn kết:

I have to get back to work now. I am looking forward to hearing from you soon.

Một số bài mẫu Viết thư tiếng Anh B1 Châu Âu

1. I’ve just seen a brilliant program about dolphins on television. Which program have you enjoyed recently? How much television do you watch?

Dear Mark,

I’m very happy when I received your letter. I know you’ve just seen a brilliant program about dolphins on television. I’m writing this letter to tell you about program I have enjoyed recently.

Among many programs and channels available on TV these days such as the current news programs, sport programs, entertaining programs, educational programs and movie programs, etc., I like the program “the World of Animals” most. This program is usually shown on DISCOVERY CHANNEL every day at 9 o’clock in the evening on CHANNEL 40 if you have payment television provided by VTV Cab. It’s also available on satellite digital television like K+. It often lasts about 45 minutes. In this program, stories of the life of many animals in the world are told in a very lively way. For example, people can watch films about monkeys, snakes, tigers, insects, birds, sea turtles, sharks,the world under water and even the penguins and the polar bears in the far North & Sound Poles, etc. It’s really interesting and fascinating. I absolutely admire the filmmakers, cameramen and their co -workers about what they did to bring us lively, dangerous and spectacular scenes of wildlife. Sometimes, I have to utter: “Oh My God”, “How could they film that?, “It’s unbelievable when they filmed a hungry big white shark chasing prey or a King cobra snake – the world’s longest venomous snake opening his mount to bit and spray venom to cameraman. That’s truly dangerous situation. I think Vietnamese filmmakers can’t ever do the same thing as they do. While watching these films, I find the everyday life activities and habits of these animals very interesting and full mysteries. In addition, I also learn that it is very important to protect these animals and their living environments because they are part of our valuable natural world. Watching this program makes me very well informed and relaxed after a day of work. I don’t spend much time watching TV every day . I just want to watch Discovery Channel and News to get information about life, economic, politics, etc. Another time I spend surfing web, reading books or going out with my friends. It’s much better than spend a lot of time watching TV.

That’s all for now. I hope to see you soon.

See you,

Jobe

2. You went to a party last weekend, didn’t you? Did you have a good time there? Tell me about that party?

Dear John,

I’m very happy when I received your letter. I’m writing this letter to tell you about the party I went last week. That was my best friend birthday party.

Huong is my close friend. She turned 25 recently and her parents held a birthday party for her. I was one of those invited. The party began at about three in the afternoon. There were about twenty guests gathered in her house. We were all dressed in our best clothes. Everyone, especially Huong was very happy. We gave our presents to her and she happily opened them. It must really be exciting to receive all those presents. After that her mother served us soft drinks and delicious titbits. We then played some games like “Musical Chairs” and “Treasure Hunt”. The winners were given prizes. At about four-thirty her father brought out the birthday cake. It was beautifully decorated with pink and white ice cream. 25 colorful candles sat in the middle of the cake. We all sang “Happy Birthday” to Huong after which she blew out the candles and cut the cake. Everyone clapped out hands eagerly. We helped ourselves to slices of the delicious cake. Then we continued our games.

Finally at about six in the evening the party came to an end. We were all tired but happy. I helped Huong and her parent clean up the mess we made. After that I walked home with a very good feeling.

That’s all for now. Hope to see you soon.

Your Sincerely,

Dung

3. I’m glad you like learning English. Your teacher sounds really nice – and your friend do too. Tell me about your English classes

Dear Alex,

I am so happy to hear from you. As you know, I have attended to an English class lately. I am very interested in learning English because it is very useful for my job. My teacher is Mrs. Yen who is very considerate and enthusiastic. She is 40 years old. She have a good knowledge of English and she shares her experience freely. She knows how to make the lesson interesting and has a good method of teaching English.

There are 30 student in my class with many different ages. In spite of our age distance, we still have ability to work harmoniously together. We usually play games about previous lessons, so we have many chances to talk with each other in English, of course.

I love my teacher and all the students in my English class. Sadly, we will not study together for long.

That’s all for now. I hope to see you soon.

See you,

Le Na

4. I guess there are many traditional festival in your country. What is the most important one? Why do people celebrate this festival?

Dear friend,

I’ve just received your email in which you asked me to tell you about the most important traditional festival in my country. There are a number of festivals in VN but the most important one is certainly TET. It is the time when family members come home from all parts of the country to have family reunion. It is often a one – week holiday. Before Tet, people often redecorate their houses by repainting walls, buying beautiful flowers, bonsai, food, drinks, cakes, candies, etc. During Tet, people visit their relatives, teachers, friends. People wish each other good luck, good health and good success. Tet is time for each person come back home, meet again friends, relatives and has some great parties after a busy year. They also go to temples, pagodas to pray the best luck for their families.

Children are so happy because they are given new clothes and they receive lucky money in red envelops from adults. What about the most important holiday in your country?

That’s all for now. Hope to hear from you soon.

See you next time,

5. My daily life is busy and has a lot of fun. What about you? Please describe your weekday. How do you deal with your work during the day? What are your hobbies after working? Do you enjoy your life?

Hai

Dear Anna,

That’s all for now. I Hope to see you soon.

Your Sincerely,

Mix

Chú ý về thì: câu được viết lại phải cùng thì với câu đã cho.

Chú ý về ngữ pháp: câu được viết lại phải đúng về ngữ pháp.

Chú ý về nghĩa của câu sau khi viết phải không đổi so với câu ban đầu.

Phương pháp học dạng bài này

Phương pháp: sưu tập và làm càng nhiều mẫu câu càng tốt, sau đó đọc đi đọc lại nhiều lần cho thuộc lòng.

Một số dạng bài cơ bản

1. It takes sb khoảng thời gian to do sth= sb spend khoảng thời gian doing sth

VD: It took her 3 hours to get to the city centre.

= She spent 3 hours getting to the city centre.

2. Understand = tobe aware of

VD: Do you understand the grammar structure?

= Are you aware of the grammar structure?

3. Like = tobe interested in = enjoy = keen on

VD: She likes politics

= She is interested in politics

4. Because + clause = because of + N

VD: He can’t move because his leg was broken

= He can’t move because of his broken leg

5. Although + clause = despite + N = in spite of + N

VD: Although she is old, she can compute very fast

= Despite/ In spite of her old age, she can compute very fast

6. Succeed in doing sth = manage to do sth

VD: We succeeded in digging the Panama cannel

= We managed to dig the Panama cannel

7. Cấu trúc: chúng tôi + adj (for sb) to do sth: quá để làm gì

VD: My father is too old to drive.

= It is such a/ an N that: quá đến nỗi mà

VD: She is so beautiful that everybody loves her.

= It is such a beautiful girl that everybody loves her.

Adj/ Adv + enough (for sb) to do sth: đủ để làm gì

VD: This car is safe enough for him to drive

VD: The policeman ran quickly enough to catch the robber

8. Cấu trúc: prefer sb to do sth = would rather sb Vpast sth: thích, muốn ai làm gì

VD: I’prefer you (not) to smoke here

= I’d rather you (not) smoked here

9. Prefer doing sth to doing sth: thích làm gì hơn làm gì Would rather do sth than do sth

VD: She prefers staying at home to going out

= She’d rather stay at home than go out

10. Can = tobe able to = tobe possible 11. Harly + had +S + Vpp when S + Vpast: ngay sau khi… thì… No sooner + had +S + Vpp than S + Vpast

VD: As soon as I left the house, he appeared

= Harly had I left the house when he appeared

= No sooner had I left the house than he appeared

12. chúng tôi more: không còn nữa No longer + dạng đảo ngữ S no more V

VD: I don’t live in the courtryside anymore

= No longer do I live in the coutryside

= I no more live in the coutryside

13. At no time + dạng đảo ngữ: không khi nào, chẳng khi nào

VD: I don’t think she loves me

= At no time do I think she loves me

14. Tobe not worth = there is no point in doing sth: không đáng làm gì 15. Tobe not worth doing sth = there is no point in doing sth: không đáng, vô ích làm gì

VD: It’s not worth making him get up early

= There is no point in making him getting early

16. It seems that = it appears that = it is likely that =it look as if/ as though: dường như rằng VD: It seems that he will come late

= It appears that/ it is likely he will come late

= He is likely to come late.

= It look as if he will come late

17. Although + clause = Despite + Nound/ gerund

18. S + V + N = S + be + adj

19. S + be + adj = S + V + O

20. S + be accustomed to + Ving = S + be used to +Ving/ N

21. S + often + V = S + be used to +Ving/ N

VD: Nana often cried when she meets with difficulties.

= Nana is used to crying when she meets with difficulties

22. This is the first time + S + have + PII = S+be + not used to + Ving/ N

VD: This is the first time I have seen so many people crying at the end of the movie.

= I was not used to seeing so many people crying at the end of the movie.

23. S + would prefer = S + would rather S + Past subjunctive (lối cầu khẩn)

24. S + like sth/ doing sth better than sth/ doing sth = S + would rather + V + than + V = S + prefer sth/ doing sth to sth/ doing sth…

VD: I prefer going shoping to playing volleyball.

= I would rather go shoping than play volleyball.

26. S + V + O = S + find + it (unreal objective) + adj + to + V

27. It’s one’s duty to do sth = S + be + supposed to do sth

28. S + be + PII + to + V = S + be + supposed to do sth

29. Imperative verb (mệnh lệnh) = S + should (not) + be + PII

30. Imperative verb (mệnh lệnh) = S + should (not) + do sth

31. S + like sth = S + be + fond of + sth

VD: I like do collecting stamps.

= I’m fond of collecting stamps.

32. I + let + O + do sth = S + allow + S. O + to do Sth

VD: My boss let him be on leave for wedding.

= My boss allow him to be on leave for wedding.

33. S + once + past verb = S + would to + do sth.

34. S + present verb (negative) any more = S + would to + do sth.

35. S + V + because + S + V = S + V + to + infinitive

VD: She studies hard because she wants to pass the final examination.

= She studies hard to pass the final examination.

36. S + V + so that/ in order that+ S + V = S + V + to + infinitive

38. To infinitive or gerund + be + adj = It + be + adj + to + V

39. S + V + and + S + V = S + V + both… and

40. S + V + not only… + but also = S + V + both… and

41. S + V + both… and… = S + V + not only… but also…

VD: He translated fast and correctly.

= He translated not only fast but also correctly.

44. S1+simple present+and+S2+simple futher =If+S1 + simple present + S2 + simple futher.

45. S1+didn’t + V1 + Because + S2 + didn’t + V2 = If Clause

46. Various facts given = Mệnh đề if thể hiện điều trái ngược thực tế.

47. S1 + V1 + if + S2 + V2(phủ định)= S1 + V1 + Unless + S2 + V2 (khẳng định)

48. S + V + O = S + be + noun + when + adj clause.

49. S + V + O = S + be + noun + where + adj clause.

50. S + V + O = S + be + noun + whom + adj clause.

51. S + V + O = S + be + noun + which + adj clause.

52. S + V + O = S + be + noun + that + adj clause.

56. S + V + if + S + V (phu dinh) = S + V + unless + S + V (khẳng dinh)

57. S + be + scared of sth = S + be + afraid of + sth

58. Let’s + V = S + suggest + that + S + present subjunctive

59. In my opinion = S + suggest + that + S + present subjunctive (quan điểm của tôi)

61. Why don’t you do sth? = S + suggest + that + S + present subjunctive

62. S + get + sb + to do sth = S + have + sb + do sth

VD: She gets him to spend more time with her.

= She have him spend more time with her.

63. S + aks + sb + to do sth = S + have + sb + do sth

VD: Police asked him to identify the other man in the next room.

= Police have him identify the other man in the next room.

64. S + request + sb + to do sth= S + have + sb + do sth

VD: The teacher request students to learn by heart this poem.

= The teacher have students learn by heart this poem.

65. S + want + sb + to do sth = S + have + sb + do sth

VD: I want her to lend me

= I have her lend me.

66. S + V + no + N = S + be + N-less

VD: She always speaks no care.

= She is always careless about her words.

67. S + be + adj + that + S + V = S + be + adj + to + V

VD: Study is necessary that you will get a good life in the future.

= Study is necessary to get a good life in the future.

VD: My students are very good at Mathematics.

= My students study Mathematics well.

69. S + remember + to do Sth = S + don’t forget + to do Sth

VD: I remember to have a Maths test tomorrow = I don’t forget to have a Maths test tomorrow.

70. It + be + adj = What + a + adj + N!

VD: It was an interesting film.

= What an interesting film!

VD: She washes clothes quickly.

= How quick she is to wash clothes.

72. S + be + ing-adj = S + be +ed-adj

73. S + V = S + be + ed-adj

74. S + V + Khoảng thời gian = It + take + (sb) + Khoảng thời gian + to + V

VD: She have learned English for 5 years.

= It takes her 5 year to learn English.

75. S + be + too + adj + (for s. o) + to + V = S + be + so + adj + that + S + can’t + V

VD: The water is too hot for Peter to drink.

= The water is so hot that Peter can’t drink

77. S + be + so + adj + that + S + V = S + be + not + adj + enough + to + V

78. S + be + too + adj + to + V = S + be + not + adj + enough + to + V

VD: He speaks so soft that we can’t hear anything.

= He does not speak softly.

80. Because + clause = Because of + noun/ gerund

VD: Because she is absent from school.

= Because of her absence from school.

st

Cách viết 1 bức thư hoặc email than phiền (complaints) về chất lượng sản phẩm, dịch vụ, nhà hàng, khách sạn… bằng tiếng anh lịch sự. Cụ thể xem bên dưới.

Cấu trúc một bức thư hoặc email phàn nàn bằng tiếng anh

Cách viết phần mở đầu (Opening) email than phiền:

Dear Name/ Mr. / Mrs. (nếu biết rõ tên); or Sir/ Madam/ Department (nếu không có thông tin cụ thể)

KHÔNG NÊN (DON’T):

E dè, trì hoãn : We regret to inform you…

Xin lỗi / Lấy làm tiếc vì phải than phiền : I am sorry to have to writing to you about….

Thô lỗ, mang tính cá nhân: You made an error.

Sử dụng những từ như “fault” : our fault, your fault hay đổ lỗi cho phòng ban hay người khác vì nghe rất trẻ con và không chuyên nghiệp: It is not our fault, it is probably the fault from logistics department.

Nói trực tiếp vào vấn đề: We would like to inform you…/I am writing to complain about…

GHI NHỚ (REMEMBER): Khi viết complaints, hãy nhớ là người nhận complaints/ nhà cung cấp dịch vụ luôn muốn làm hài lòng khách hàng, do đó nên hướng cách viết theo thái độ tích cực và hợp tác sẽ dễ có được giải pháp tối ưu.

Cách viết phần thân bài (Body) bức thư phàn nàn bằng tiếng anh

Trình bày về vấn đề , chỉ ra những vấn đề gặp phải dẫn đến complaints. Nêu ra lịch sử của vấn đề nếu xảy ra nhiều lần:I think the reason is that…./Could you tell your (department) to check / to take special care about/ when…?/I would appreciate your looking into this.

Đề nghị giải pháp: nếu nghĩ đến giải pháp nào đó hữu ích, có thể đề xuất cho công ty mà bạn than phiền: I think the best solution would be…/It should put the matter right if…/Rather than send a credit card note, you could send…/I’d be grateful if you could send a replacement and refund to my account and address.

Cách viết phần kết bài (Ending) email phàn nàn:

DON’T:

Thô lỗ, mang tính cá nhân: You must correct your mistake

DO:

Sử dụng ngôn ngữ khách quan hoặc chủ động để thể hiện vấn đề:Please ensure this sort of problem does not arise again./This mistake must be corrected as soon as possible.

Cung cấp thông tin liên hệ để nhà cung cấp có thể phản hồi”Please call me at (phone number) or send me email via (email address) to let me know how you would like to deal with this./You can contact me on (phone number) to discuss this matter further.

Gia hạn thời gian cần có phản hồi hoặc hành động từ phía nhà cung cấp:I am looking forward to hearing your response and action for this issue latest by next week./I expect to hear from your company with a solution by (date).

Yours faithfully (nếu không biết người gửi) or sincerely/ best regards (nếu biết người gửi)

viết thư phàn nàn về sản phẩm

lá thư phàn nàn bằng tiếng anh

viết thư phàn nàn về khách sạn

viết lá thư phàn nàn bằng tiếng anh lớp 10

thư phàn nàn của khách hàng

mẫu thư than phiền bằng tiếng anh

viet thu than phien ban tieng anh

Thư là một phần rất phổ biến và quan trọng trong đời sống giao tiếp của hầu hết tất cả mọi người trong xã hội. Thư có nhiều dạng như thư thân mật, thư thương mại, thư cá nhân,thư giao dịch,… Tuy nhiên cấu trúc của một bức thư cho dù là thư thương mại hay thân mật đều được chia thành sáu hoặc bảy phần cơ bản.

Bao gồm:

Phần tiêu đề của một bức thư thường bao gồm địa chỉ: tên đường, tên thành phố, tên bang, quốc gia và ngày tháng.

Phần tiêu đề khi được đánh máy hay viết tay đều phải đặt ở trên cùng của trang giấy đầu tiên, gần với lề bên phải. Chính vì vậy khi đánh máy hoặc viết các bạn nên bắt đầu từ giữa trang để phần tiêu đề sẽ không bị dịch về phía lề trái.

Trong trường hợp, bức thư của các bạn rất ngắn và được viết ở trung tâm của trang giấy, phần tiêu đề vì vậy cũng sẽ được đặt thấp và xa phần lề giấy hơn là trong bức thư dài.

Ngoài ra, các bạn hãy lưu ý không nên đặt phần tiêu đề cao hơn 3cm tính từ phần trên cùng của khổ giấy và cách phần lề giấy vượt quá 2,25 cm. Nếu để phần tiêu đề quá sát như vậy sẽ làm ảnh hưởng đến mỹ quan của bức thư và khiến người nhận thư khó quan sát.

Trong trường hợp địa chỉ đã được in sẵn trên giấy hoặc cài đặt sẵn trong phần viết thư của mình, các bạn chỉ cần viết thêm phần ngày tháng ở dòng bên dưới.Các bạn hãy lưu ý viết thật khéo và cẩn thận. Bởi nếu như kết hợp những ký tự được đánh máy và viết tay lại với nhau một cách vội vàng sẽ khiến cho bức thư của các bạn nhìn lộn xộn, không rõ ràng.

Phần địa chỉ của những văn phòng xã hội, công ty bảo hiểm, văn phòng luật khi đã được in sẵn thì nên để cách phần trên cùng của giấy 2,25 cm và có thể được đặt ở giữa hoặc gần lề bên phải. Trong trường hợp này, phần ngày tháng có thể ghi ở cuối bức thư, ở góc bên tay trái và ngay sau phần chữ ký.

2. THE INSIDE ADDRESS (ĐỊA CHỈ BÊN TRONG)

Trong phần thư cá nhân, thân mật, chúng ta sẽ không sử dụng đến địa chỉ bên trong. Tuy nhiên trong tất cả các thư thương mại, công việc phần địa chỉ bên trong thực sự cần thiết.

Trong phần này, tên và địa chỉ của người nhận thư thương mại sẽ được đặt ở phía bên trái của tờ giấy, nằm dưới phần tiêu đề. Tuy nhiên khoảng cách giữa phần tiêu đề và phần địa chỉ bên trong sẽ được quyết định bởi chiều dài và sự sắp xếp của bức thư.

Phần địa chỉ bên trong nên bao gồm số nhà, tên đường, thành phố và bang, quốc gia. Cũng có những trường hợp các bạn có thể bỏ phần tên bang hoặc quốc gia ví dụ như thư trao đổi giữa những cá nhân hoặc công ty cùng làm việc ở một thành phố.

Ví dụ:

Phần dấu chấm câu ở dòng cuối của tiêu đề và địa chỉ có thể được sử dụng hoặc bỏ đi. Nhưng xu thế khá phổ biến hiện nay là mọi người không dùng dấu chấm ở cuối dòng.

Ngoài ra, phần địa chỉ bên trong cũng có thể được viết ở cuối bức thư, bên lề trái, dưới phần chữ ký. Cách sử dụng đó khá phổ biến trong thư văn phòng ở cả hai dạng trang trọng lẫn thân mật.

3. THE SALUTATION (LỜI CHÀO) Social & Personal Letters (Thư thân mật, cá nhân)

Lời chào gửi đến người nhận trong thư thân mật, cá nhân thường được viết ở bên tay trái, nằm dưới phần tiêu đề khoảng 1,5 cm và cách lề khoảng 3cm.

Dạng câu chào “My dear” được người Mỹ đánh giá là trang trọng hơn “Dear”. Vì vậy, khi viết thư cho một người phụ nữ chúng ta mới chỉ quen biết sơ sơ ta nên dùng “My dear Mrs. Lan”. Còn nếu định viết cho một người đã thân thiết hơn thì nên viết: “Dear Mrs. Lan “.

Tuy nhiên các bạn hãy lưu ý, người Anh thì lại cho rằng “My dear Mrs. Lan” sẽ được dùng để viết cho một người bạn thân thiết còn “Dear Mrs. Lan” là dành cho bức thư gửi tới một người chỉ mới quen biết và hiểu rất ít về họ. Chính vì vậy khi viết thư các bạn hãy xác định rõ văn hóa, phong tục của đối tượng nhận thư để chọn lựa câu chào phù hợp.

Còn nếu các bạn viết thư cho một người lạ hoàn toàn, chưa từng gặp mặt thì các bạn nên viết tên họ đầy đủ của người nhận thư sau đó viết phần hoặc “Dear Sir” ở bên cạnh (phía phải).

Ví dụ:

Phần câu chào trong thư thân mật, cá nhân có thể được theo sau bởi dấu hai chấm hoặc dấu phẩy.

Business Letters (Thư thương mại)

Trong thư thương mại, những câu chào được sử dụng phổ biến là:

Ngoài ra những câu chào trang trọng hơn là:

Các bạn hãy lưu ý từ thứ hai trong câu chào trang trọng trên sẽ không được viết hoa.

Phụ nữ đã kết hôn hay chưa kết hôn ta đều có thể dùng câu chào: “Dear Madam.” Nếu người viết thân quen với người nhận thư thì cũng có thể sử dụng câu chào ít trang trọng hơn như:

Phần câu chào sẽ được đặt ở dưới phần địa chỉ bên trong và cách lề trái cùng khoảng cách như phần địa chỉ.

Ví dụ:

Câu chào “Dear Sirs” thì đã không còn được sử dụng nữa mặc dù trong nhiều trường hợp câu chào đó đưa ra cách thể hiện tốt hơn.

Việc sử dụng tên đứng một mình như một câu chào sẽ không được chấp nhận trong thư thương mại.

Ví dụ:

Những dạng câu chào nên tránh sử dụng trong thư thương mại là:

Trong thư riêng tư, thân mật chúng ta sẽ sử dụng dấu phẩy đằng sau “Dear” .

Ví dụ:

Tuy nhiên, trong thư thương mại, trao đổi công việc các bạn không nên sử dụng dấu phẩy đằng sau “Dear”.Thay vào đó, nếu theo văn phong Anh Mỹ các bạn hãy sử dụng dấu hai chấm. Còn nếu theo văn phong Anh Anh các bạn hãy bỏ trống, không sử dụng dấu câu. Ví dụ:

Titles (Tên hiệu) Việc hiểu biết và nắm rõ các tên hiệu sẽ giúp ích cho các bạn rất nhiều trong việc lựa chọn câu chào.

Người Anh thường sử dụng phổ biến tên hiệu “Esquire,” (được viết tắt là “Esq.” ) thay vì dùng “Mr.” như người Mỹ.

Tên hiệu ” Messrs.” được dùng để chỉ hai hay nhiều người cộng tác kinh doanh.

Ví dụ:

Nhưng nếu các bạn gửi đến công ty như “The National Cash Register Company” thì các bạn không nên dùng:

“Messrs.” là phần viết tắt của “Messieurs”, tuy nhiên các bạn không nên sủ dụng dạng viết tắt nào khác ngoài “Messrs.”

Ngoài ra tên hiệu “Miss” không được coi là phần viết tắt và không được theo sau bởi dấu phẩy.

4. THE BODY OF THE LETTER (PHẦN THÂN CỦA BỨC THƯ)

Những bức thư thân mật cũng được chia thành hai dạng: thư thân mật trang trọng và thư thân mật không trang trọng.

Dạng thư trang trọng phải được sắp xếp sao cho toàn bộ bức thư chỉ gói gọn trong một trang. Điều đó sẽ giúp người nhận thư xác định thông tin một cách nhanh chóng và dễ dàng.

Ngoài ra thư trang trọng phải được viết dựa theo những quy tắc và quy định nhất định. Có một số loại thư thân mật trang trọng, đó là: thư mời tham gia một công việc trang trọng, thư thông báo và thư công nhận. Trong những dạng thư ấy, ngôi thứ ba thường được sử dụng rất nhiều. Nếu các bạn nhận được bức thư được viết bằng ngôi thứ ba, phần thư trả lời của mình các bạn cũng phải sử dụng dạng viết ấy.

Nếu các bạn viết:

sẽ thể hiện sự thiếu hòa hợp, tương thích khi viết thư trao đổi. Chính vì vậy các bạn nên viết như sau:

Các bạn hãy lưu ý trong phần thư trang trọng, giờ giấc và ngày tháng sẽ không được viết bằng số mà phải viết bằng chữ cái.

Với phần thư thân mật, không trang trọng, không có quy tắc đặc biệt nào cả ngoại trừ văn phong lịch sự, nhã nhặn. Điều đó đòi hỏi chúng ta phải suy nghĩ cho rõ ràng, minh bạch rồi mới viết ra. Việc dành vài phút suy nghĩ xem các bạn muốn nói gì trước khi bắt tay vào viết thư là điều hết sức cần thiết. Bởi viết một bức thư rời rạc, không mạch lạc cũng không khá hơn việc bạn mặc một bộ quần áo cẩu thả, nhếch nhác.

Các bạn hãy đảm bảo rằng mình viết đúng chính tả. Nếu gặp bất kỳ khó khăn nào trong việc viết chính tả các bạn hãy để sẵn một cuốn từ điển nhỏ trong ngăn kéo bàn để tiện cho việc tra từ.

Các bạn nhớ viết hoa khi bắt đầu một câu. Ngoài ra nếu các bạn chuyển sang đề tài khác thì hãy viết một đoạn mới. Hãy đặt dấu chấm ở cuối câu tường thuật hoặc dấu chấm hỏi trong câu nghi vấn và dấu chấm than trong câu cảm thán. Các bạn hãy nhớ để lề ở cả hai phía của bức thư để giúp bức thư nhìn rõ ràng hơn.

Trong phần thân của một bức thư thương mại câu mở đầu là quan trọng nhất và thường được dùng để đưa ra đề tài hoặc mục đích viết thư. Đưa đề tài ở ngay câu đầu tiên sẽ giúp người nhận thư ngay lập tức có thể tập trung vào vấn đề chính của bức thư.

Ngoài ra, trong phần này các bạn cũng nên gợi ý một cách nhã nhặn sở thích cá nhân của người nhận thư.

Ví dụ, người nhận thư có thể sẽ cảm thấy phản cảm khi đọc được dòng viết sau trong thư:

Về phần bố cục, dòng đầu tiên của phần thân bức thư nên được đặt cách lề trái cùng khoảng cách như phần địa chỉ bên trong và phần câu chào.

Ngoài ra, phần mở đầu của tất cả các đoạn đều nên lùi vào khoảng 3cm từ bên lề trái để người nhận thư có thể dễ dàng nhận dạng từng đoạn.

Các bạn hãy lưu ý không nên viết hoặc đánh máy cả hai mặt của tờ giấy viết thư. Trong phần thư thương mại, nếu bức thư đó yêu cầu nhiều hơn một trang các bạn hãy dùng tờ giấy khác có cùng kích cỡ và chất lượng để viết tiếp. Và lưu ý, những tờ tiếp theo đó sẽ không có phần tiêu đề và câu chào, ngoài ra còn được đánh số ở trên cùng.

5. THE COMPLIMENTARY CLOSE (PHẦN KẾT THÚC, TÁN TỤNG)

Phần kết thúc, tán tụng nằm ngay dưới phần thân của bức thư, cách khoảng 2, 3 dòng. Chỉ có từ đầu tiên của câu tán tụng là cần được viết hoa còn lại chúng ta viết như bình thường. Dấu phẩy thường được đặt ở cuối phần kết thúc, tán tụng.

Những từ các bạn có thể sử dụng rất đa dạng dựa theo sự thân thiết, tình hữu nghị giữa người gửi thư và nhận thư.

Những bức thư văn phòng không trang trọng thường dùng:

Còn những bức thư thân mật không trang trọng thường dùng:

Các bạn hãy lưu ý “Yours” có thể đứng ở đầu hoặc cuối của phần kết thúc, tán tụng nhưng không được viết tắt hoặc bỏ sót.

6. THE SIGNATURE (PHẦN CHỮ KÝ)

Phần chữ ký được viết bên dưới phần kết thúc, tán tụng nằm gần với lề trái của khổ giấy.

Trong phần chữ ký của thư thân mật, một người phụ nữ đã kết hôn có thể ghi phần tên của họ đơn giản là “Mai Huong”không cần thiết phải ghi là “Mrs. Mai Huong”.

Ví dụ:

Ngoài ra, trường hợp một người phụ nữ chưa kết hôn thì có thể chỉ viết tên của họ không cần phải thêm Miss, nếu thêm thì nên được đặt trong dấu ngoặc tròn.

Ví dụ:

Đó là phần viết tên, còn phần ký tên các bạn hãy lưu ý luôn tự ký tên và dùng mực viết, hạn chế sử dụng phần cài đặt chữ ký sẵn.

Thông thường trong phần thư thương mại, tên của công ty sẽ được đánh máy sẵn ở trên phần khoảng trống để người viết ký tên. Và phần chức vụ cũng được đánh máy sẵn ở bên dưới. Điều đó sẽ giúp người viết tiết kiệm thời gian triệt để và giúp bức thư thương mại nhìn sạch sẽ, sáng sủa hơn.

Ví dụ:

Không nên ký nhiều kiểu chữ ký khác nhau mà hãy cố gắng chỉ sử dụng một dạng cố định. Bởi chữ ký là phần rất quan trọng mang tính biểu trưng có thể thay thế cho bạn nên cần phải thống nhất trong thư từ hay các văn bản giấy tờ.

Ví dụ, nếu tên là Nguyen Thanh Hoa thì bạn không nên gửi thư cho một người rồi ký tên là “Hoa” sau đó trong bức thư gửi đến một người khác lại ký là “Thanh Hoa” hay “Nguyen Thanh Hoa”. Điều đó hết sức cấm kị nên các bạn hãy thật sự lưu tâm.

7. THE SUPERSCRIPTION (PHẦN ĐỊA CHỈ TRÊN BÌA THƯ) Các bạn hãy lưu ý nếu gửi thư cho một người phụ nữ thì luôn phải viết phần tên hiệu ở phần địa chỉ trên bìa thư như “Mrs.” hoặc “Miss.”. Trường hợp dùng tên hiệu “Dr.” để chỉ học vị của người phụ nữ đó sẽ không được ứng dụng trong phần thư thân mật. bởi dùng như vậy quá trang trọng, không phù hợp.

Nếu gửi thư cho một người đàn ông, tên hiệu được sử dụng phổ biến nhất trong phần địa chỉ trên bìa thư là “Mr.” hoặc “Esq.”

Tuy nhiên, thông thường địa chỉ trên bìa thư của một bức thư thân mật sẽ được ghi là:

của một bức thư thương mại sẽ là:

Các bạn hãy lưu ý phần địa chỉ sau khi đã hoàn thành nên nằm dưới một chút đường ở giữa phong bì thư và cách đều hai lề trái, phải.

Dấu chấm câu ở cuối dòng địa chỉ thường được bỏ đi.