Cấu Trúc Lá Thư Tiếng Anh / TOP 8 # Xem Nhiều Nhất & Mới Nhất 5/2023 # Top View

Salutation & Greeting (Chào hỏi)

Reasons for writing (Lý do viết thư)

Main point (Nội dung chính)

Concluding sentence (Kết thúc email)

Signing off (Ký tên)

Nếu bạn đã biết tên người nhận.

Cấu trúc: Dear + title (danh xưng) + surname (họ),

Ví dụ: Dear Mrs. Hoang, Dear Mr. Brown, Dear Ms. Nguyen,

Nếu mối quan hệ gần gũi, bạn dùng tên first name.

Ví dụ: Hi Kelly, Dear Kelly,….

Trong trường hợp trang trọng hơn, hoặc khi bạn chưa biết thông tin người nhận.

Ví dụ: “To whom it may concern,” hoặc “Dear Sir/Madam,”

Ví dụ: How are you? How are you doing? How are things? How have you been? (Anh khỏe không, anh dạo này thế nào?)

I hope you are doing well. (Hy vọng cô vẫn khỏe)

I hope you have a nice weekend. (Hy vọng là cô có một kỳ nghỉ cuối tuần vui vẻ.)

c. Một bức thư hồi đáp, nên bắt đầu bằng “thank you”

Thank you for contacting ABC Company. (Cảm ơn vì đã liên lạc tới công ty ABC)

Thank you for your prompt reply (Cảm ơn vì đã hồi đáp)

Thank you for getting back to me (Cảm ơn đã hồi đáp)

d. Reasons For Writing: Lý Do Viết Thư

I am writing to + ….

I am writing to enquire about…(Tôi viết thư để yêu cầu….)

I am contacting you for the following reason (Tôi viết thư này vì lý do sau)

I recently read/heard about … and would like to know… (Tôi gần đây được biết tin về… và muốn biết…)

I received your address from chúng tôi would like to … (tôi nhận được địa chỉ của các anh từ… và muốn được biết…)

Dạng 1: Referring to previous matters (Đề cập đến các vấn đề đã trao đổi trước đó)

Further to our conversation, I’m pleased to confirm our appointment for 9.30am on Tuesday, 7 January. (Theo như chúng ta đã trao đổi, tôi rất vui được xác nhận lịch hẹn của chúng ta vào hồi 9:30 sáng thứ Ba ngày 7 tháng 1.)

As you started in your letter, … (Như khi bạn bắt đầu trong thư, …)

As you told me,… (Như bạn đã nói với tôi…)

As you mentioned in the previous one,… (Như bạn đã đề cập trước đó…)

As I know what you wrote me,… (Như những gì bạn đã viết cho tôi…)

Dạng 2: Making a request (Yêu cầu)

Dạng 3: Giving good news (Thông báo tin tốt)

We are pleased to announce that …(Chúng tôi rất vui khi được thông báo rằng..)

I am delighted to inform you that ..(Tôi rất vui khi báo với anh rằng…)

You will be pleased to learn that …(Anh sẽ hài lòng khi biết rằng….)

Dạng 4: Giving bad news (Thông báo tin xấu)

We regret to inform you… (Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với ông/bà rằng…)

It is with great sadness that we… (Vô cùng thương tiếc báo tin…)

After careful consideration we have decided… (Sau khi đã xem xét cân nhắc, kỹ lưỡng chúng tôi đã quyết định…)

I am writing in reply to your letter of 4 September regarding your outstanding invoice. (Tôi viết thư để trả lời lá thư của ông/bà gửi ngày 4 tháng 9 về tờ hóa đơn chưa được thanh toán của công ty ông/bà)

Dạng 5: Complaining (Phàn nàn)

I am writing to express my dissatisfaction with …(Tôi muốn bày tỏ sự không hài lòng của mình về…)

I am writing to complain about … (Tôi viết thư này để phàn nàn về…)

Please note that the goods we ordered on ( date ) have not yet arrived. (Làm ơn lưu ý rằng hàng chúng tôi đặt vào ngày… vẫn chưa được giao..)

We regret to inform you that our order No. — is now considerably overdue. (Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với các anh rằng đơn hàng của chúng tôi số…. thì đã quá hạn lâu)

I would like to query the transport charges which seem unusually high (Tôi muốn thắc mắc về phí vận tải – cái mà có vẻ cao một cách bất thường)

Dạng 6: Apologizing (Xin lỗi)

We are sorry for the delay in replying to … (Chúng tôi rất xin lỗi về việc chậm trễ trả lời…)

I regret any inconvenience caused (by) … (Tôi lấy làm tiếc về bất cứ sự bất tiện nào gây ra bởi…)

I would like to apologise for the (delay, inconvenience)… (Tôi muốn xin lỗi cho sự.. trì hoãn, bất tiện..)

Once again, please accept my apologies for … (Một lần nữa, làm ơn chấp nhận lời xin lỗi của tôi về..)

Dạng 7: Orders (Đặt hàng/hủy hàng/nhận đơn đặt hàng)

Please send us your price list. (Làm ơn gửi cho chúng tôi báo giá)

Please note that our prices are subject to change without notice.(Làm ơn chú ý rằng giá cả của chúng tôi có thể thay đổi không báo trước)

We have pleasure in enclosing a detailed quotation. (Chúng tôi xin được đính kèm bảng báo giá chi tiết)

We can make you a firm offer of … (Chúng tôi có thể xác nhận giá chính xác..)

Bạn có thể kết thúc thư bằng việc sử dụng một trong các cụm từ sau tùy tình huống:

– Trường hợp thân mật:

– Trường hợp trang trọng (đã đề cập tên trong phần chào hỏi – Dear Mr, Mrs, Ms,…)

– Trường hợp trang trọng (chưa đề cập tên trong phần chào hỏi – Dear Sir/Madam,)

Không viết tắt: Phải viết đầy đủ I am, I will, I have seen, I do not,… không được viết I’m, I’ll, I don’t, I’ve seen,…

Không dùng từ thông tục, tiếng lóng, từ thân mật: wanna, kid, dad, mate,…

Không dùng động từ want cho ngôi thứ nhất, hãy dùng would like. Không dùng động từ should cho ngôi thứ 2 (đừng lên lớp khuyên bảo đối tác), chỉ dùng cho ngôi thứ nhất (xin lời khuyên). Dùng may hoặc could thay cho can, would thay cho will, …

Hãy lễ độ dù cho đang bực tức: dùng Dear ở đầu thư, và dùng Please khi muốn yêu cầu.

Hãy viết cho ngắn gọn, nhưng đủ ý. Câu văn cũng vậy, ngắn, không dùng câu phức với 3, 4 mệnh đề (complex sentense). Câu phải có đầy đủ subject, verb, direct object và indirect object nếu có.

Hãy nhớ dùng và dùng chính xác các dấu chấm câu: chấm, chấm phẩy, phẩy, dấu hai chấm. Nếu 1 ý chính có nhiều ý phụ, dùng dấu gạch đầu dòng. Hạn chế dùng hoặc tuyệt đối không dùng dấu chấm than (!).

Tuyệt đối tránh: lỗi văn phạm, lỗi chính tả.

Tránh lỗi ambiguity: câu, từ nhiều nghĩa, gây hiểu lầm. Dùng từ đơn giản, không dùng từ bác học..

Regards, Best Regards, 2 cách này dùng thông dụng trong nhiều tình huống.

Sincerely Yours, Dùng trong thư xin việc, thư khiếu nại, thư mời vì mang nghĩa “chân thành”- Faithfully Yours, Dùng trong thư trả lời của nhà cung cấp cho khách hàng, vì mang nghĩa “trung thành”.

Nguồn: Internet

Trung tâm Anh ngữ Paris – Chi nhánh Phan Thiết

Trung tâm Anh ngữ Paris – Chi nhánh Tây Ninh

Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của các công cụ trao đổi thông tin trực tuyến như email, việc sử dụng thư thương mại bằng tiếng Anh với các đối tác nước ngoài được thực hiện nhanh chóng, hiệu quả và vô cùng phổ biến.

Tuy nhiên, khác với các dạng thư thăm hỏi thông thường, thư yêu cầu bằng tiếng Anh trong ngành thương mại đòi hỏi cao về nội dung lẫn hình thức, chính vì vậy, bạn cần có kỹ năng viết thư đạt tiêu chuẩn.

1. Những lưu ý khi viết thư yêu cầu bằng tiếng Anh

Phần đầu thư là tên và địa chỉ của công ty gửi và sau đó là tên của công ty nhận thư yêu cầu bằng tiếng Anh.

Tuyệt đối không được dùng các từ viết tắt. Ex: I am thay vì dùng I’m; We would thay vì dùng We’d,…

Sử dụng ngôn ngữ trang trọng: would, could, please, sir/madam,…

Nội dung súc tích, đề cập vào vấn đề chính.

Cách viết thư tiếng Anh thương mại với mục đích yêu cầu phải đảm bảo cấu trúc 3 phần: Mở đầu, nội dung, kết luận.

2. Cấu trúc của thư yêu cầu

Cấu trúc của một bức thư yêu cầu tiếng Anh thương mại, gồm có 3 phần:

2.1. Chào hỏi (Salutation)

Đã biết tên người nhận: Dear Mr/Ms/Mrs…

Chưa biết tên người nhận: Dear Sir/Madam.

2.2. Nội dung (Body) Trong mô tả của các nguồn thông tin, bạn có thể sử dụng các cụm từ sau:

We have heard of your products from…: Chúng tôi biết về sản phẩm của công ty bạn từ…

Mô tả các thông tin yêu cầu một cách chính xác là cách viết thư tiếng Anh thương mại chuẩn, giúp người đọc dễ hiểu và dễ xác định vấn đề.

Khi bạn yêu cầu thông tin về sản phẩm, xin vui lòng lưu ý những thông tin sau đây:

We suggest that you send us your catalogue and price list…: Xin vui lòng gửi catalog của bạn và danh sách giá…

Could you give us some information (details) about…: Ông có thể cung cấp cho chúng tôi thông tin về…

We are particularly interested in…: Chúng tôi đặc biệt quan tâm đến…

Please, send us samples of…: Xin vui lòng gửi cho chúng tôi mẫu của…

We would like to represent your products…: Chúng tôi muốn đại diện cho sản phẩm của bạn…

Hãy cho chúng tôi một thời gian ngắn về các hoạt động của công ty bạn ở đây:

As distributors we have a large network of…: Là một nhà phân phối, chúng tôi có một mạng lưới rộng lớn…

We are regular buyers…: Chúng tôi chuyên mua…

We are in the market for…: Chúng tôi có ý định mua…

Our company is subsidiary of…: Công ty chúng tôi là một chi nhánh…

We specialize in…: Chúng tôi chuyên…

Bạn nên trau dồi thêm các cấu trúc diễn đạt về thư thương mại bằng tiếng Anh mỗi ngày để có thể viết thư đạt chuẩn.

Trường hợp thông báo về file đính kèm và kết thúc nội dung:

Thanks for your help/consideration…: Cảm ơn sự giúp đỡ/xem xét của anh/chị

Please find attached…: Vui lòng tìm…

Please see the enclosed file of…: Vui lòng xem file đính kèm…

Hoàn thành thư yêu cầu thông tin bằng tiếng Anh tốt hơn với cụm từ lịch sự:

We look forward to your early reply: Chúng tôi mong được trả lời của bạn.

2.3. Kết luận (Conclusion)

We are looking forward to hearing from you.

Best regards – Thân ái.

Your sincerely – Trân trọng.

QTS – English là chương trình học tiếng Anh với chất lượng hàng đầu, không chỉ giúp bạn luyện nghe tiếng Anh online hiệu quả mà còn giúp bạn có thể luyện nói tiếng Anh online với người nước ngoài 24/7, mọi lúc mọi nơi.

QTS – English chương trình học Tiếng Anh online thế hệ mới với giáo trình hiện đại, cùng đội ngũ giảng viên đại học bản xứ và các Tutor luôn giám sát, đôn đốc việc học sẽ giúp bạn cải thiện trình độ Anh văn của mình một cách tối ưu nhất.

Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được nhận thêm nhiều ưu đãi từ QTS ngay hôm nay.

Cấu trúc THERE IS/THERE ARE

Trước khi vào bài, có thể một số bạn cần ôn lại động từ TO BE.

Công thức thể xác định: 

THERE IS + Danh từ số ít + Trạng ngữ (nếu có)

Lưu ý:

+ Trước danh từ số ít đếm được, cần dùng A hoặc AN hoặc ONE  (xem lại bài Mạo từ bất định A/AN nếu cần)

+ Trước danh từ số ít không đếm được không thêm A/AN nhưng có thể thêm NO (không),  A LITTLE (một ít), LITTLE (ít) , MUCH (nhiều), A LOT OF (rất nhiều)

+ THERE IS có thể viết tắt là THERE’S

Ví dụ:

There is an apple on the table = Có 1 trái táo trên bàn.

There is no water in the tank = Không có tí nước nào trong bồn.

There is a lot  of sugar in vietnamese white coffee = Có rất nhiều đường trong cà phê sữa kiểu Việt Nam.

 THERE ARE + Danh từ số nhiều + Trạng ngữ (nếu có).

Lưu ý:

+ Trước danh từ số nhiều, thường có số từ từ hai trở lên (TWO, THREE, FOUR) hoặc không có số từ mà có MANY (nhiều), A FEW (một số), SOME (vài) A LOT OF (rất nhiều)

+ THERE ARE có thể viết tắt là THERE’RE

Ví dụ:

There are twenty  members online now = Có 20 thành viên đang trực tuyến hiện giờ.

There are good people and bag people everywhere. = Có người tốt và người xấu ở mọi nơi (Ở đâu cũng có người tốt, kẻ xấu).

There are a lot of beggars in Viet Nam= Có rất nhiều người ăn xin ở Việt Nam.

Công thức thể phủ định:

THERE IS NOT + ANY + Danh từ số ít (nếu có).

THERE IS NOT viết tắt: THERE ISN‘T

Lưu ý:

+ Ở thể phủ định, dùng dạng viết tắt nhiều hơn.

Ví dụ:

There is not any fat in skim milk. = Không có chất béo trong sữa không béo.

There isn’t any money in my wallet. = Trong bóp tiền của tôi, không có lấy 1 xu.

THERE ARE NOT + ANY + Danh từ số nhiều(nếu có).

THERE ARE NOT viết tắt:  THERE AREN’T

Ví dụ:

There aren’t many Xich Los in district 1. = Ở quận 1, không có nhiều xe xích lô.

There aren’t any Xich  Los on Le Loi street district 1. = Trên đường Lê Lợi, không có chiếc xe xích lô nào.

Công thức thể nghi vấn:

IS THERE ANY + Danh từ số ít + Trạng ngữ (nếu có)?

Ví dụ:

Is there any milk in the fridge? =Trong tủ lạnh có sữa không?

Is there anyone home? = Có ai ở nhà không?

Is there a way to fix this computer ? = Có cách sửa máy vi tính này không?

  

ARE THERE ANY + Danh từ số nhiều + Trạng ngữ (nếu có)?

Trong bếp có trứng không?

Con tàu được tái cấu trúc rộng rãi và hiện đại hóa tại Portsmouth từ năm 1950 đến năm 1957.

The ship was extensively reconstructed and modernised at Portsmouth Dockyard between 1950 and 1958.

WikiMatrix

Chúng tôi đã tái cấu trúc ma trận của Jarvis để tạo ra một thứ mới.

We reconfigured Jarvis’s matrix to create something new.

OpenSubtitles2018.v3

Vật chất được tái cấu trúc và làm phát sinh sự sống.

Matter is reorganized with life-generating results.

OpenSubtitles2018.v3

Việc tái cấu trúc hoàn tất vào ngày 30 tháng 9 năm 1934.

The reconstruction was finished on 30 September 1934.

WikiMatrix

Nhưng việc tái cấu trúc không giới hạn vùng tổn thương.

But the remodeling was not restricted to the lesion area.

ted2019

Con người từng luôn muốn tái cấu trúc

People have also wanted to deconstruct.

QED

Nó được hình thành sau việc tái cấu trúc BBC Enterprise, vào năm 1995.

It was formed following the restructuring of its predecessor, BBC Enterprises, in 1995.

WikiMatrix

Khi Hank Henshaw chết, tôi lấy nhân dạng của hắn để tái cấu trúc DEO.

When Hank Henshaw died, I assumed his identity to reform the DEO.

OpenSubtitles2018.v3

Đây là sự tái cấu trúc của chúng tôi.

So this is our reconstruction.

ted2019

Các khu tự quản và cộng đồng cũ bị tái cấu trúc thành 18 khu tự quản mới.

The former municipalities and communities were re-structured to form only 18 new municipalities.

WikiMatrix

Năm 1998, giải bóng đá của Hàn Quốc được tái cấu trúc và đổi tên thành K League.

In 1998, Korea’s football league was reformed and renamed the K League.

WikiMatrix

Gneisenau trở lại phục vụ sau đợt tái cấu trúc này vào ngày 5 tháng 3, 1964.

Gneisenau re–entered service after this rebuilt on 5 March 1964.

WikiMatrix

Từ năm 1941 và 1942, Delhi được tái cấu trúc tại Hoa Kỳ như một tàu tuần dương phòng không.

Between 1941 and 1942, Delhi was rebuilt in the United States as an anti-aircraft vessel.

WikiMatrix

Vẫn còn khá nhiều chuyện để làm để cải thiện tối đa quá trình tái cấu trúc.

There’s still quite a lot of work to do on how we optimize that optimization process.

ted2019

Đến năm 1923, cầu tàu của Braunschweig được tái cấu trúc và mở rộng.

In 1923, Braunschweig’s bridge was rebuilt and enlarged.

WikiMatrix

Biên chế thủy thủ đoàn của con tàu tăng lên 2.000 thành viên sau khi tái cấu trúc.

The ship’s crew increased to 2,000 after the reconstruction.

WikiMatrix

Kể cả khi tái cấu trúc.

Not even during Reconstruction.

OpenSubtitles2018.v3

Tháp chỉ huy cũng sẽ được tháo dỡ và cầu tàu được tái cấu trúc lại.

In addition, the conning tower would have been removed and her bridge rebuilt.

WikiMatrix

Công việc tái cấu trúc cuối cùng cũng kết thúc vào tháng 3 năm 1941.

The reconstruction work was finally completed in March 1941.

WikiMatrix

Một kế hoạch Marshall cho Châu Âu, một châu Âu bị tàn phá, để tái cấu trúc lại.

A Marshall Plan for Europe, a devastated Europe, to reconstruct it.

ted2019

Họ tái cấu trúc từ trường học đến nhiều thứ khác.

They restructured its failing schools, and much more.

ted2019

Nói cách khác, ký ức cảm xúc được tái cấu trúc lại bởi trạng thái cảm xúc hiện tại.

Emotional memories are reconstructed by current emotional states.

WikiMatrix

JR East đang thực hiện tái cấu trúc mở rộng nhà ga bắt đầu từ đầu năm tài chính 2015.

JR East is in the process of rebuilding the station, with reconstruction work starting in earnest in fiscal 2015.

WikiMatrix

Sau khi Women’s Premier League tái cấu trúc lại vào năm 2015, có 72 đội được phép tham dự giải.

After the league restructuring of the Women’s Premier League in 2015 up to 72 teams are eligible to participate.

WikiMatrix