Bạn đang xem bài viết Sắp Xếp, Lọc Và Ẩn Dữ Liệu Trong Excel được cập nhật mới nhất trên website Nhatngukohi.edu.vn. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất.
Ở đây chúng tôi có một tập dữ liệu nhỏ. Không có gì theo bất kỳ loại thứ tự cụ thể nào, nhưng chúng tôi thực sự muốn nó được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái. Đây là nơi loại có một số cách để sắp xếp một tập hợp dữ liệu trong Excel. Hãy xem xét một phương pháp.
Đầu tiên, hãy chọn các cột mà bạn muốn sắp xếp. Một cách nhanh chóng để thực hiện việc này là nhấp vào cột đầu tiên, sau đó giữ phím Shift và nhấp vào cột cuối cùng. Trong ảnh chụp màn hình ví dụ bên dưới, chúng tôi nhấp vào “A”, giữ phím Shift và nhấp vào “C” để chọn các cột từ A đến C cho tất cả các hàng.
Tiếp theo, trong tab Trang chủ, nhấp vào nút Sắp xếp & Bộ lọc rồi nhấp vào Bộ lọc.
Bây giờ bạn sẽ thấy một nút thả xuống / nút mũi tên ở đầu mỗi cột trên bảng tính. Phương pháp này hoạt động tốt hơn so với việc nhấp vào các nút Sắp xếp trong Sắp xếp và Bộ lọc vì nó thiết lập trang tính cho nhiều chức năng cùng một lúc mà chúng tôi sẽ đề cập ngay sau đây.
Bây giờ hãy nhấp vào mũi tên trên cột bạn muốn sắp xếp và nhấp vào Sắp xếp. Trong ví dụ này, chúng tôi muốn sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái theo tên nên chúng tôi sẽ nhấp vào mũi tên theo Tên, sau đó Sắp xếp từ A đến Z.
Hãy xem lại tập dữ liệu mẫu của chúng tôi.
Chức năng sắp xếp không chỉ sắp xếp các tên theo thứ tự bảng chữ cái, mà còn cả dữ liệu trong các hàng được liên kết với chúng! Điều này cũng có thể được thực hiện cho các cột Tuổi hoặc Màu ưa thích.
Bây giờ chúng ta đã thành thạo việc sắp xếp, hãy thử lọc dữ liệu này một chút. Chúng tôi thích màu xanh lá cây hơn, vì vậy đó là những người duy nhất chúng tôi muốn thấy trong dữ liệu của mình. Để làm điều này, chúng tôi sẽ sử dụng lọc chức năng.
Bấm vào mũi tên trong cột Màu ưa thích và bỏ chọn hộp dữ liệu bạn không muốn xem. Ngoài ra, bạn có thể nhấp vào hộp “Chọn tất cả” để bỏ chọn mọi thứ và sau đó chọn những thứ bạn muốn. Sau khi thực hiện lựa chọn của bạn, hãy nhấp vào “Ok”.
Hãy có một cái nhìn khác về tập dữ liệu đó.
Bây giờ chúng tôi đang thấy dữ liệu mà chúng tôi thực sự quan tâm. Bây giờ chúng tôi muốn chụp ảnh màn hình của điều này, nhưng Jeff thực sự nhạy cảm về tuổi của mình. Chúng tôi có thể làm cho nó biến mất khỏi màn hình mà không xóa dữ liệu trong cột đó bằng cách sử dụng ẩn chức năng.
Nhấp chuột phải vào cột bạn muốn ẩn và sau đó nhấp vào “Ẩn”. Bạn có thể ẩn nhiều cột theo cách này nếu bạn đã chọn tất cả chúng.
Xem lại lần cuối tập dữ liệu.
Nếu bạn muốn xem lại thông tin bị ẩn, chỉ cần nhấp chuột phải vào khoảng trống của cột đó và nhấp vào “Hiện”.
Bây giờ bạn đã sẵn sàng để cắt giảm các bảng tính đó và bắt đầu đi vào trọng tâm của dữ liệu của mình.
Hãy nhớ rằng, nếu bạn cần hỗ trợ hoặc có câu hỏi về việc báo cáo, bạn luôn có thể liên hệ với Nhóm HMIS tại Thương mại.
Chia sẻ bài viết này
Làm Thế Nào Để Sắp Xếp Dữ Liệu Trong Bảng Tính Excel (Cách Chính Xác)
Bạn có trong tay một bảng tính Excel với hàng ngàn dòng nội dung, và bạn nhận ra rằng những dữ liệu này đều bị sắp xếp lộn xộn. Bạn có thể cần sắp xếp chúng dựa vào những cái tên trong một cột hoặc sắp xếp dữ liệu từ lớn sang nhỏ.
Bên ngoài, sắp xếp dữ liệu là một thao tác đơn giản trong excel, và dĩ nhiên là chương trình làm cho việc sắp xếp đơn giản được dễ dàng. Tuy nhiên, có rất nhiều cách để bạn có thể sắp xếp và thiết lập lại trật tự các dữ liệu này trong bảng tính của mình. Đây là 3 phương pháp sắp xếp dữ liệu trong Excel mà bạn sẽ được học trong bài hướng dẫn này:
Chọn nhiều dữ liệu, những nguyên tắc sắp xếp theo kiểu thác nước (cascade), như sắp xếp theo thứ tự chữ cái theo bang, và sau đó là theo quốc gia.
Tạo ra một danh sách sắp xếp theo ý muốn để sắp đặt dữ liệu của bạn theo nguyên tắc mà bạn thiết lập.
Làm thế nào để sắp xếp dữ liệu trong bảng tính excel của bạn (Video ngắn)
Bản screencast (video quay màn hình máy tính) này bao gồm một vài các phương pháp kỹ thuật sắp xếp dữ liệu của bạn. Xem đoạn video dài 3 phút để học cách thực hiện chuyên nghiệp trong Excel nhanh chóng. Chúng ta sẽ bắt đầu với sự sắp xếp đơn giản và tiến tới những kỹ thuật nâng cao hơn để đảm bảo rằng bạn luôn luôn có thể sắp xếp dữ liệu theo cách bạn cần.
Đọc hướng dẫn từng bước về làm thế nào để sắp xếp dữ liệu trong bảng tính Excel, sử dụng những kỹ thuật đơn giản đến nâng cao.
Dữ liệu mẫu (Tải bài tập Excel miễn phí)
Như là một phần của hướng dẫn này, tôi đã tạo ra một bài tập mà bạn có thể thao tác trong khi học sắp xếp dữ liệu. Tải bài tập này miễn phí, và sử dụng chúng trong khi học sắp xếp trong Excel.
1. Sắp xếp đơn giản trong Excel
Nút Sort and Filter nằm ở xa phía bên phải của tab Home trên thanh ribbon.
Chú ý rằng những lựa chọn sắp xếp, bạn có thể sắp xếp chữ từ “A đến Z”, hoặc “Z đến A”. Những lựa chọn đơn giản này sẽ sắp xếp dữ liệu Excel theo thứ tự abc, theo hướng nào tùy thuộc vào lựa chọn mà bạn chọn.
Khi bạn sắp xếp dữ liệu trong Excel, toàn bộ các dòng sẽ được sắp xếp theo. Về cơ bản, cột bạn chọn sẽ là “chìa khóa” mà Excel dùng để quyết định sẽ sắp xếp dữ liệu đó thế nào, nhưng mỗi dòng là một sự ghi chép nên được thiết lập nhóm với nhau.
Dựa vào những dữ liệu mà bạn đã chọn, bạn có thể sắp xếp theo thứ tự chữ cái hoặc chữ số. Nếu cột của bạn chứa những giá trị số, bạn có thể sắp xếp chúng theo số lượng từ nhỏ tới lớn trong khi những dữ liệu chữ sẽ sắp xếp theo thứ tự chữ cái.
Trong ví dụ trên, lựa chọn sắp xếp đã thay đổi vì tôi đã chọn một cột chứa số.
Rất quan trọng để biết được một trong những cách nguy hiểm nhất khi sắp xếp dữ liệu trong Excel, một phương pháp có thể làm hỏng những dữ liệu gốc của bạn.
Vấn đề phát sinh khi bạn có một bảng tính lớn dữ liệu, nhưng bạn vô tình đã sắp xếp chỉ một cột dữ liệu. Mỗi dòng dữ liệu trong Microsoft Excel thật sự trông như một bản sao chép như cũ, qua các dòng.
Ở màn hình chụp bên dưới, tôi đã tô màu những dòng mà bạn có thể thấy được sự nguy hiểm của việc highlight và chỉ sắp xếp các dữ liệu trong một cột.
Tôi đã tô màu mã hóa các dòng trong ví dụ này, do đó, chúng ta có thể đảm bảo rằng dữ liệu của chúng ta được sắp xếp chính xác. Nếu dữ liệu này được sắp xếp chính xác, những màu này sẽ được sắp xếp theo mỗi dòng mà ko bị tách rời ra.
Lỗi lớn nhất mà người dùng Excel gặp phải đó là chỉ chọn một cột đơn khi sắp xếp, và chọn sai lựa chọn trong cửa sổ tiếp theo.
Excel sẽ cảnh báo chúng ta, với một cửa sổ dán nhãn Sort Warning. Cửa sổ pop-up sẽ có những chọn lựa cho mở rộng vùng chọn (Expand the selection) (chọn cái này) hoặc tiếp tục với vùng chọn hiện tại (Continue with the current selection)
Tôi luôn nghĩ những chọn lựa trong cửa sổ này sẽ không thể làm cho bạn hiểu rõ được hết. Chỉ cần biết rằng bạn sẽ muốn sử dụng Expand the selection để đảm bảo rằng Excel sẽ bao gồm tất cả các cột khi sắp xếp dữ liệu.
Cho mục đích kiểm tra, chúng ta sẽ thấy điều gì xảy ra khi chúng ta chọn một cột, và chọn mẫu sắp xếp Continue with the current selection.
Sử dụng Chọn lựa Continue with the current selection sẽ chỉ sắp xếp một cột đơn dữ liệu – chắc chắn sẽ làm hỏng bảng tính gốc của bạn.
Trong màn hình chụp bên dưới, bạn có thể thấy kiểu mẫu sắp xếp này khó hiểu như thế nào. Mặc dù cột Amount Billed đã được sắp xếp theo thứ tự bé đến lớn, tất cả những cột khác thì vẫn giữ nguyên. Điều này có nghĩa rằng dữ liệu của chúng ta đã không còn chính xác nữa.
Bạn có thể thấy những mảng màu lộn xộn, chỉ những dữ liệu trong cột Amount Billed được sắp xếp, do đó bảng tính hiện tại không chính xác.
Tóm lại, có hai điểm chính “không làm” khi chúng ta sắp xếp dữ liệu:
Không bắt đầu bằng việc highligh một cột trong bảng tính của bạn.
Không sử dụng lựa chọn Continue with current selection nếu bạn làm việc với một cột đơn – đảm bảo là chọn mở rộng vùng chọn dữ liệu của bạn.
3. Sắp xếp các dữ liệu excel nâng cao.
Cho đến thời điểm này, việc sắp sếp đơn giản cho phép chúng ta sắp xếp một kiểu mẫu đơn lẻ của dữ liệu. Làm thế nào nếu chúng ta muốn sắp xếp hai kiểu mẫu dữ liệu ?
Làm thế nào nếu chúng ta muốn
Sắp xếp theo thứ tự chữ cái theo bang, sau đó là theo quốc gia trong một bảng tính.
Sắp xếp thứ tự chữ cái theo tên của một khách hàng và sau đó là theo mỗi mẫu công việc mà chúng ta đã thực hiện cho họ.
Sắp xếp những khách hàng của chúng ta trong một danh sách theo thứ tự chữ cái và tiếp đó là theo số tiền của mỗi dự án cá thể, từ lớn nhất sang nhỏ nhất.
Câu trả lời cho tất cả những điều này đó là sắp xếp nâng cao, nơi bạn có thể thiết lập rất nhiều các cấp độ khi sắp xếp dữ liệu. Chúng ta sẽ cùng đi sâu vào ví dụ cuối cùng bằng cách sử dụng mẫu dữ liệu.
Trong trường hợp của tôi, tôi sẽ chọn Client từ thực đơn menu thả xuống, và tại phần Sort On thiết lập Values, và Order thiết lập A to Z. Tiếng anh dễ hiểu, thiết lập này sẽ sắp xếp bảng tính Excel dựa vào thứ tự chữ cái.
Bây giờ thì tôi có thể chọn hóa đơn Amount ở phần cấp độ 2. Sự kết hợp của hai nguyên tắc này sẽ bắt đầu sắp xếp dựa vào tên khách hàng và tiếp sau đó là tổng hóa đơn của mỗi dự án.
Khi bạn nhấn OK, Excel sẽ sắp xếp bảng tính dựa trên những quy tắc mà bạn đã xây dựng trong cửa sổ này.
Tip: Cho việc sắp xếp nâng cao hơn, hãy thử thay đổi thực đơn thả Sort On để thay đổi sắp xếp của bạn thành những đặc điểm nâng cao, như sắp xếp dựa vào màu của ô.
Sắp xếp nâng cao cho phép bạn xây dựng hai cấp tổ chức dữ liệu trong bảng tính của mình. Nếu mọt yếu tố không đủ để sắp xếp, sử dụng sắp xếp nâng cao để tăng thêm quyền năng.
Tóm tắt và tiếp tục tìm hiểu.
Tuy nhiên, Sắp xếp là một kỹ năng khác mà người sử dụng bảng tính sẽ luôn có chúng sẵn sàng trong bản thao tác Excel của mình. Khi bạn cần sử dụng lại dữ liệu cũ trong bảng tính, ta sẽ mất quá nhiều thời gian để cắt và dán các dòng theo một trình tự nhất định, do đó, sắp xếp là việc cần thiết.
Bạn sắp xếp những dữ liệu của mình như thế nào? Bạn sử dụng những phương pháp đơn giản hay công cụ sắp xếp nâng cao để đảm bảo sự sắp xếp hoàn hảo trong mỗi lần thực hiện?
Hướng Dẫn Cách Lọc Dữ Liệu Trong Excel Cực Kỳ Chi Tiết
Trong bài hướng dẫn này, bạn sẽ học cách lọc dữ liệu trong Excel theo các cách khác nhau: cách tạo bộ lọc cho giá trị ký tự, chữ số, ngày tháng năm, cách sử dụng bộ lọc để tìm kiếm, và cách lọc bằng màu sắc hay bằng giá trị của ô được chọn. Bạn cũng sẽ học cách xóa bộ lọc, và cách sửa Bộ lọc Tự động của Excel khi nó không hoạt động.
BỘ LỌC TRONG EXCEL LÀ GÌ?
BỘ LỌC VỚI BỘ SẮP XẾP TRONG EXCEL
Đối với giá trị ký tự: Sắp xếp từ A đến Z, Sắp xếp từ Z trở về A, và Sắp xếp theo màu sắc.
Đối với chữ số: Sắp xếp từ nhỏ đến lớn, Sắp xếp từ lớn đến nhỏ, hay Sắp xếp theo màu sắc.
Đối với ngày tháng năm: Sắp xếp từ cũ đến mới, Sắp xếp từ mới về cũ, và Sắp xếp theo màu sắc.
Khi bạn sắp xếp dữ liệu trong Excel, toàn bộ bảng đều được sắp xếp lại, ví dụ theo thứ tự bảng chữ cái hay từ giá trị nhỏ nhất đến giá trị lớn nhất. Tuy nhiên, việc sắp xếp không ẩn tất cả các mục, nó chỉ sắp xếp dữ liệu theo thứ tự mới.
CÁCH THÊM BỘ LỌC TRONG EXCEL
3 CÁCH ĐỂ THÊM BỘ LỌC VÀO EXCEL
Trên tab Data, trong nhóm Sort và Filter, hãy nhấp nút Filter.
Hãy sử dụng phím tắt trong Bộ lọc Excel để bật/tắt bộ lọc: Ctrl+Shift+L
Dù bạn dùng cách nào đi nữa, thì các mũi tên hướng xuống sẽ xuất hiện trong mỗi ô tiêu đề:
Để lọc dữ liệu trong Excel, hãy thực hiện các bước sau:
Nhấp vào mũi tên hướng xuống ở cột mà bạn muốn lọc.
Bỏ chọn hộp Select All để bỏ chọn tất cả dữ liệu một cách nhanh chóng.
Chọn các hộp gần dữ liệu mà bạn muốn hiển thị, rồi nhấp OK.
Ví dụ, đây là cách chúng ta lọc dữ liệu trong cột Vùng miền để xem doanh thu chỉ của miền Đông và miền Bắc:
Lọc dữ liệu trong Excel là học phần tương đối lớn và phức tạp, để hiểu và áp dụng nhuần nhuyễn thì bài viết này không thể hiện hết được. Để bạn có thể ứng dụng thành thạo các hàm Excel, thành thạo các tính năng lọc dữ liệu cở bản nâng cao, báo cáo siêu tốc với Pivot Table, vẽ biểu đồ, xử lý dữ liệu … thì Học Excel Online đã thiết kế ra chương trình Excel từ cơ bản tới nâng cao dành cho người đi làm. Với khoá học này bạn sẽ học online linh hoạt mọi lúc mọi nơi, trao đổi với học viên về các vấn đề trong bài giảng trong suốt qúa trình học, đặc biệt học phí khoá học siêu tiết kiệm và hoàn toàn có thể hoàn trả nếu bạn không hài lòng về khoá học.
Chi tiết khoá học
LỌC NHIỀU CỘT
Để sử dụng bộ lọc Excel cho nhiều cột, hãy lặp lại các bước trên cho số lượng cột mà bạn muốn.
Ví dụ, chúng ta có thể thu nhỏ kết quả xuống còn hiển thị Táo ở miền Đông và miền Bắc. Khi bạn sử dụng nhiều bộ lọc trong Excel, nút lọc sẽ hiển thị ở mỗi cột được lọc:
Để lọc dữ liệu trong Excel bỏ qua các ô trống hay các ô không trống, hãy thực hiện một trong các bước sau:
Để lọc nhưng bỏ qua các ô trống, cụ thể là hiển thị các ô có dữ liệu, hãy nhấp vào mũi tên lọc tự động, hãy chắc rằng hộp (Show All (Hiển thị Tất cả)) được chọn, rồi bỏ chọn (Blanks (Các ô trống)) ở cuối danh sách. Việc này sẽ hiển thị chỉ các hàng có dữ liệu trong cột xác định.
Lưu ý:
Lựa chọn (Các ô trống) có sẵn chỉ đối với cột có chứa ít nhất một ô trống.
Lưu ý:
Các loại bộ lọc khác nhau trong Excel mang tính loại trừ lẫn nhau. Ví dụ, bạn có thể lọc một cột xác định theo giá trị hay theo màu sắc ô, nhưng không thể theo cả hai cái được.
Để có kết quả chính xác, đừng kết hợp các loại dữ liệu khác nhau trong cùng một cột bởi vì chỉ có một loại bộ lọc có tác dụng cho mỗi cột thôi. Nếu một cột chứa nhiều loại giá trị, thì bộ lọc sẽ được thêm vào theo loại dữ liệu xuất hiện nhiều nhất. Ví dụ, nếu bạn lưu chữ sô trong một cột xác định nhưng phần lớn chữ số được định dạng như ký tự, thì bộ lọc ký tự sẽ hiển thị cho cột đó chứ không phải bộ lọc chữ số.
Và bây giờ, hãy xem xét kỹ hơn mỗi lựa chọn rồi xem xem bạn có thể tạo bộ lọc phù hợp nhất cho loại dữ liệu của mình như thế nào.
Hướng dẫn học Excel cơ bản
LỌC DỮ LIỆU DẠNG KÝ TỰ
Nếu bạn muốn lọc cột chứa ký tự cho một điều gì đó rất cụ thể, thì bạn có thể tận dụng vài lựa chọn nâng cao được cung cấp bởi Bộ lọc Ký tự trong Excel chẳng hạn như:
Lọc các ô bắt đầu hay kết thúc bằng một hay nhiều ký tự đặc biệt.
Lọc các ô có chứa hay không chứa một ký tự hay một từ xác định ở bất kỳ vị trí nào của chuỗi ký tự.
Lọc các ô tương đương một cách tuyệt đối hay không tương đương với một hay nhiều ký tự cụ thể.
Ngay khi bạn thêm bộ lọc vào cột chứa giá trị ký tự, Bộ lọc Ký tự sẽ tự động xuất hiện trong bảng chọn Bộ lọc Tự động:
Nhấp mũi tên hướng xuống ở tiêu đề của cột, rồi chỉ vào Bộ lọc Ký tự.
Trong bảng chọn được thả xuống, hãy chọn bộ lọc mong muốn (trong ví dụ này là Không chứa…)
Hộp thoại Custom AutoFilter sẽ xuất hiện. Trong hộp ở bên phải bộ lọc, hãy gõ ký tự hay các mục mong muốn từ danh sách.
Nhấp OK.
LỌC CỘT CÓ 2 ĐIỀU KIỆN
Để lọc dữ liệu trong Excel cùng với hai điều kiện, hãy thực hiện các bước sau lập cú pháp điều kiện đầu tiên, rồi thực hiện các bước sau:
Chọn nút And hay Or tùy vào việc liệu cả hai hay chỉ một trong hai điều kiện sẽ được đáp ứng.
Hãy chọn toán tử so sánh cho điều kiện thứ hai, rồi nhập giá trị ký tự vào hộp.
Ví dụ, đây là cách bạn lọc hàng có chứa hoặc Chuối hoặc Chanh:
Nếu bạn không nhớ cách tìm kiếm tuyệt đối hay bạn muốn lọc các hàng có thông tin tương tự nhau, thì bạn có thể tạo bộ lọc có một trong những ký tự đại diện sau:
? (dấu hỏi)
Khớp với bất kỳ ký tự riêng lẻ nào
X?m tìm “xám” hay “xâm”
* (dấu hoa thị)
Khớp với bất kỳ chuỗi ký tự nào
Tr* tìm “Trang” hay “Trung”
~ (dấu ngã) có *,?, hay ~ theo sau
Cho phép lọc các ô có chứa dấu hoa thị, dấu hỏi, hay dấu ngã.
Sao~? tìm “sao?”
Mẹo. Trong nhiều trường hợp, bạn có thể sử dụng toán tử Contains thay cho ký tự đại diện. Ví dụ, để lọc các ô có chứa tất cả các loại Chuối, bạn có thể chọn hoặc toán tử dấu bằng rồi nhập *chuối*, hay sử dụng toán tử Contains rồi chỉ việc nhập chuối.
Địa chỉ học Excel tại Hà Nội
CÁCH LỌC SỐ TRONG EXCEL
Bộ lọc số trong Excel cho phép bạn xử lý dữ liệu số theo nhiều cách, bao gồm:
Lọc số bằng hay không bằng một số nhất định.
Lọc số, lớn hơn, nhỏ hơn, hay nằm giữa các số nhất định.
Lọc 10 số đầu hay 10 số cuối.
Lọc các ô có chứa số lớn hơn hay nhỏ hơn giá trị trung bình.
Nhấp mũi tên lọc tự động ở tiêu đềcột, rồi trỏ vào Bộ lọc Số.
Hãy chọn một toán tử so sánh phù hợp từ danh sách, trong ví dụ này là Giữa…
Trong hộp thoại Custom AutoFilter, hãy nhập giá trị biên nhỏ hơn và giá trị biên lớn hơn. Theo mặc định, Excel gợi ý sử dụng toán tử so sánh “Lớn hơn hay bằng” và “Nhỏ hơn hay bằng”. Bạn có thể đổi chúng thành “Lớn hơn” và “Nhỏ hơn” nếu bạn thêm giá trị biên vào.
Nhấp OK.
Bộ lọc ngày tháng năm trong Excel cung cấp vô số các lựa chọn cho phép bạn lọc các hồ sơ trong khoảng thời gian nhất định nhanh chóng và dễ dàng.
Một cách mặc định, Bộ lọc Tự động của Excel nhóm ngày tháng năm lại trong một cột xác định theo mẫu năm, tháng, và ngày. Bạn có thể mở rộng hay thu nhỏ các mức độ khác nhau bằng cách nhấp vào dấu cộng hay dấu trừ nằm bên cạnh nhóm. Việc chọn hay xóa các nhóm ở cấp độ cao hơn sẽ chọn hay xóa dữ liệu ở cùng cấp độ. Ví dụ, nếu bạn xóa hộp kế bên 2016, thì tất cả ngày tháng năm trong năm 2016 sẽ bị ẩn.
Nếu bạn chọn toán tử Bằng, Trước, Sau, Giữa hay Bộ lọc Tùy Chỉnh, thì cửa sổ hộp thoại Bộ lọc Tự động Tùy chỉnh tương tự sẽ xuất hiện, nơi mà bạn định rõ tiêu chuẩn mà bạn mong muốn.
Ví dụ, để hiển thị tất cả hồ sơ của 10 ngày đầu tiên trong tháng tư năm 2016, hãy nhấp Giữa… rồi lập cấu hình cho bộ lọc theo cách này:
Nếu dữ liệu trong trang tính của bạn được định dạng một cách thủ công hay bằng định dạng có điều kiện, thì bạn có thể lọc dữ liệu đó theo màu.
Việc nhấp mũi tên hướng xuống của bộ lọc tự động sẽ hiển thị Lọc theo Màu có một hay nhiều lựa chọn, tùy vào việc cột của bạn có định dạng gì:
Lọc theo màu cột
Lọc theo màu phông chữ
Lọc theo biểu tượng ô
Ví dụ, nếu bạn định dạng các ô trong cột xác định với 3 màu nền khác nhau (xanh lá, đỏ và cam) và bạn chỉ muốn hiển thị các ô màu cam, bạn có thể thực hiện theo cách này:
Nhấp mũi tên lọc ở ô tiêu đề, rồi chỉ vào Lọc theo Màu.
Nhấp vào màu muốn chọn – trong trường hợp này là màu cam.
Bắt đầu với Excel 2010, giao diện Bộ lọc có chứa hộp tìm kiếm – hộp này khiến việc tìm kiếm chuỗi dữ liệu lớn dễ dàng hơn -việc này cho phép bạn nhanh chóng lọc các hàng chứa đúng ký tự, số, hay ngày tháng năm.
Giả sử bạn muốn xem qua hồ sơ cho các khu vực “miền đông”. Hãy nhấp mũi tên lọc tự động, rồi bắt đầu gõ từ “miền đông” vào hộp tìm kiếm. Bộ lọc Excel sẽ lập tức hiển thị tất cả vùng miền khớp với điều kiện tìm kiếm. Để hiển thị chỉ những hàng này, hoặc nhấp OK trong bảng chọn Bộ lọc Tự động của Excel, hoặc nhấp phím Enter trên bàn phím.
LỌC THEO GIÁ TRỊ HAY ĐỊNH DẠNG CỦA Ô ĐƯỢC CHỌN
Một cách nữa để lọc dữ liệu trong Excel đó là tạo bộ lọc có điều kiện là nội dung hay định dạng của ô được chọn. Đây là cách thực hiện:
Nhấp chuột phải vào ô chứa giá trị, màu sắc, hay biểu tượng mà bạn muốn lọc dữ liệu.
Trong bảng chọn nội dung, trỏ vào Bộ lọc.
Chọn các lựa chọn mong muốn: lọc theo giá trị, màu sắc, màu phông chữ, hay biểu tượng của ô được chọn.
Trong ví dụ này, chúng ta lọc theo biểu tượng của ô được chọn:
Khi bạn chỉnh sửa hay xóa dữ liệu trong ô được lọc, Bộ lọc Tự động trong Excel sẽ không tự động cập nhật các thay đổi. Để sử dụng lại bộ lọc, hãy nhấp vào bất kỳ ô nào trong chuỗi dữ liệu, sau đó hoặc:
Nhấp Sử dụng lại trên tab Dữ liệu, trong nhóm Sắp xếp và Lọc.
Hãy chọn ô đã lọc, rồi nhấn Ctrl + A để chọn tất cả dữ liệu đã lọc bao gồm tiêu đề cột.
Để chọn dữ liệu đã lọc trừ tiêu đề cột, hãy chọn ô đầu tiên (ngoài cùng bên trái) có dữ liệu, rồi nhấp Ctrl +Shift + End để mở rộng lựa chọn đến ô cuối cùng.
Nhấn Ctrl + C để sao chép dữ liệu được chọn.
Đi đến trang tính/cửa sổ khác, hãy chọn ô trên cùng bên trái của dải ô được chọn, rồi nhấn Ctrl + V để dán dữ liệu đã lọc.
CÁCH XÓA BỘ LỌC TRONG EXCEL
Sau khi sử dụng bộ lọc cho một cột nhất định, bạn có thể muốn xóa bộ lọc để lọc dữ liệu theo cách khác.
hoặc:
Nếu Bộ lọc Tự động trong Excel không chạy từ nửa dưới trang tính, phần lớn là do dữ liệu mới được nhập vào nằm ngoài dải ô đã lọc. Để giải quyết điều này, hãy sử dụng lại bộ lọc. Nếu bộ lọc của bạn vẫn không chạy, thì hãy xóa tất cả bộ lọc trong trang tính, rồi sử dụng bộ lọc mới. Nếu chuỗi dữ liệu của bạn chứa các hàng trống, thì hãy dùng chuột chọn tất cả dải ô một cách thủ công, rồi sử dụng bộ lọc tự động. Ngay sau khi bạn thực hiện điều này, dữ liệu mới sẽ được thêm vào dải ô đã lọc.
Bạn muốn tìm hiểu Excel một cách bài bản, có hệ thống và đầy đủ các kiến thức? Hãy tham gia ngay khóa học EX101 – Excel từ cơ bản đến chuyên gia dành cho người đi làm được hướng dẫn bởi giảng viên Nguyễn Đức Thanh.
Cách Sử Dụng Advanced Filter Trong Excel, Lọc Dữ Liệu Bảng Tính Theo Đ
Mặc dù là Advanced Filter nhưng cách sử dụng của nó lại hoàn toàn cơ bản, dễ dàng sử dụng ngay cả với người mới. Để sử dụng Advanced Filter
Khi thao tác trên bảng tính Excel, thao tác lọc dữ liệu theo điều kiện rất quan trọng và không thể thiếu. Ở bài viết trước chúng ta đã được tìm hiểu cách Lọc dữ liệu trùng nhau trong bảng tính thì ở bài viết này các bạn sẽ có thêm kinh nghiệm sử dụng chức năng Advanced Filter trong Excel.
Cách sử dụng chức năng Advanced Filter trong Excel
Trước tiên để dùng chức năng Advance Filter thì bảng dữ liệu của bạn phải theo các yêu cầu sau:
1. Chừa ít nhất 3 dòng trống trên cùng bảng dữ liệu.2. Chỉ sử dụng một dòng duy nhất để làm tiêu đề bảng dữ liệu.3. Không merge bất cứ ô nào của bảng dữ liệu.
Khi sử dụng Advance Filter thì bạn sẽ phải dùng tới một bảng phụ làm điều kiện so sánh để lọc dữ liệu từ bảng dữ liệu chính của các bạn. Và yêu cầu của bảng phụ này phải dùng tiêu đề của cột dữ liệu bạn cần lọc từ bảng chính làm tiêu chí lọc, cho nên bạn phải copy tiêu đề cột dữ liệu bạn cần lọc trong bảng chính và dán vào dòng tiêu đề điều kiện cần lọc trong bảng phụ. Và Advance Filter chỉ có thể lọc 1 lần 2 điều kiện cho 1 cột dữ liệu. Các bạn có thể theo dõi ví dụ dưới để nắm bắt trực quan hơn về chức năng Advance Filter.
Ví dụ: Ta có bảng dữ liệu như sau:
Đầu tiên bạn cần phải tạo một bảng phụ dùng để lọc dữ liệu.
Bước 2: Dán vào một ô trống bất kỳ. Và đặt điều để lọc cho nó. Ở ví dụ này mình đặt điều kiện là lọc các mặt hàng có giá lớn hơn 50$.
Như vậy là bạn đã có được một bảng phụ để lọc dữ liệu từ bảng chính.
Bước 1: Đặt trỏ chuột vào ô bảng dữ liệu chính. Vào Data → Advance
Bước 2: Trong ô List Range là vùng dữ liệu chính bạn muốn lọc. Khi bạn đặt trỏ chuột và chọn chức năng Advance Filter thì Excel sẽ tự động chọn bảng dữ liệu cho bạn (vùng được bao quanh bởi các đường nhấp nháy).
Bước 3: Trong ô Criteria range, bạn chọn bảng phụ vừa tạo dùng để lọc dữ liệu.
Bước 4: Bạn để ý trong bảng Advance Filter sẽ có 2 mục chọn là:
– Filter the list, in-place: lọc dữ liệu và cho ra kết quả ở chính bảng lọc. Các dữ liệu không phù hợp sẽ bị mất đi.– Copy to another location: lọc dữ liệu và copy chúng trong một khu vực khác.
Kết quả sau khi lọc dữ liệu:
Bài viết trên giới thiệu với các bạn về cách sử dụng Advanced Filter cũng như chức năng chính của nó. Tính năng này giúp bạn lọc dữ liệu giống chức năng Auto Filter nhưng không bị hạn chế về các điều kiện lọc như Auto Filter.
Chú ý Ngoài ra các bạn cũng cần biết thêm về các ký tự đặc biệt khi lọc: 1. Ký tự *: ví dụ ở cột Name. Bạn muốn lọc tất cả các ký tự có bắt đầu bằng chữ M thì bạn sẽ nhập điều kiện lọc là M*. Tức là lọc chuỗi ký tự bắt đầu bằng chữ M, ký tự * đại diện cho các ký tự còn lại trong chuỗi. 2. Ký tự ?: tương tự như ký tự * nhưng nó chỉ đại diện cho một ký tự duy nhất. Ví dụ bạn lọc M? tức là lọc chuỗi gồm 2 ký tự bắt đầu bằng M. 3. Ký tự ~: để loại bỏ 2 ký tự đặc biệt trên khi lọc dữ liệu. Ví dụ trong bảng dữ liệu của bạn có chuỗi là M*D, khi bạn lọc nếu nhập điều kiện như vậy thì nó sẽ lọc tất cả các chuỗi có bắt đầu bằng M và kết thúc bằng D.
Cập nhật thông tin chi tiết về Sắp Xếp, Lọc Và Ẩn Dữ Liệu Trong Excel trên website Nhatngukohi.edu.vn. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!