Xu Hướng 12/2023 # Máy Fax Là Gì? Cách Sử Dụng Máy Fax Các Loại # Top 20 Xem Nhiều

Bạn đang xem bài viết Máy Fax Là Gì? Cách Sử Dụng Máy Fax Các Loại được cập nhật mới nhất tháng 12 năm 2023 trên website Nhatngukohi.edu.vn. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất.

Máy fax là gì? Cách sử dụng máy fax các loại Máy fax là gì?

Máy Fax là tên viết tắt của FACS, một thiết bị được sử dụng để gửi các tài liệu điện tử qua mạng điện thoại.

Công việc này có thể được thực hiện trên máy tính, điện thoại hay các thiết bị điện tử khác với máy Fax hoặc truyền giữa hai máy Fax.

Các loại máy fax

Fax in nhiệt

Fax in phim

Fax in phun

Fax in Laser

Cách sử dụng máy fax Panasonic, Canon, Hp, Brother 1. Đặt chế độ nhận fax:

Bạn ấn lần lượt 3 phím [#] [7] [3]

Màn hình hiển thị [MANUAL ANSWER]

Bạn có thể chọn các chế độ:

– TEL: Khi có chuông đổ đến bạn nhấc điện thoại để nghe, nếu là tín hiệu Fax bạn chỉ cần thao tác ấn phím [START] và đặt ống nghe xuống máy sẽ tự nhận Fax cho bạn.

– TEL/FAX: Nếu là tín hiệu Fax thì máy sẽ tự động nhận Fax, nếu là tín hiệu điện thoại thì máy sẽ đổ chuông.

* Chế độ nhận của máy fax: FAX ONLY MODE và TEL hoặc TEL/FAX MODE Bạn nhấn phím [AUTO ANSWER:]

+ Nếu đèn AUTO ANSWER sáng thì máy ở chế độ FAX ONLY MODE (Mọi tín hiệu đến máy đều là tín hiệu Fax)

+ Nếu đèn AUTO ANSWER tắt thì máy đang ở chế độ TEL hoặc TEL/FAX MODE (do bạn đặt ở trên).

* Chế độ nhận Fax của máy: Ngoài các chế độ nhận Fax như của Máy Fax , Máy fax còn có chế độ nhận Fax khấc là TAM/FAX:

– Nhấn phím [MENU]

– Nhấn phím [#] [7] [8]

– Chuyển về chế độ TAM/FAX (nếu sau một số hồi chuông không có tín hiệu Fax thì máy chuyển sang chế độ ghi âm lời nhắn).

2. Đặt số hồi chuông để nhận Fax:

(Khi máy để chế độ TEL/FAX MODE) Bạn lần lượt ấn 3 phím [#] [7] [8] Màn hình hiển thị [TEL/FAX RING] Bạn dùng phím [NAVIGATOR] chiều mũi tên [+ -] để chọn 1 đến 9 hồi chuông đổ. Cuối cùng bạn ấn phím [SET] để ghi nhớ.

3. Đặt chức năng thống kê của máy Fax: (Sau 35 bản Fax)

Bạn lần lượt ấn 3 phím [#] [2] [2] Bạn có thể ấn phím [NAVIGATOR] chiều mũi tên [+ -] để chọn chế độ: ON: sẽ in báo cáo thống kê sau 35 bản Fax OFF: không in báo cáo thống kê sau 35 bản Fax. Cuối cùng bạn ấn phím [SET] để ghi nhớ.

4. Vào số điện thoại hoặc số fax của bạn:

Bạn lần lượt ấn 3 phím [#] [0] [3] Màn hình hiển thị: [YOUR FAX NO] Bạn ấn phím [SET] lúc này trên màn hình hiển thị con chuột nhấp nháy để bạn vào số điện thoại hoặc số fax của bạn. Cuối cùng ấn phím [SET] để ghi nhớ.

5. Đặt chế độ in báo cáo sau mỗi bản Fax:

Bạn lần lượt ấn 3 phím [#] [0] [4] Màn hình hiển thị: [SENDING REPORT] Bạn có thể ấn phím [SET] để chọn vào chế độ [MODE = OFF] (tức là sau mỗi bản Fax thì máy sẽ không in ra báo cáo về quá trình thực hiện bản Fax).

Hoặc bạn có thể dùng phím [NAVIGATOR] chiều mũi tên [+ -] để lựa chọn chế độ [MODE = ON] (tức là sau mỗi bản Fax thì máy sẽ in ra báo cáo về quá trình thực hiện bản Fax) Hoặc [MODE = ERROR] (tức là in báo cáo khi bạn không gửi được bản Fax hay quá trình gửi fax bị lỗi. Cuối cùng, bạn ấn phím [SET] để ghi nhớ.

6. Cách gửi bản Fax:

Bạn để tài liệu úp xuống khay Bạn nhấc tổ hợp lên hoặc có thể ấn phím [SP-PHONE] Quay số Fax mà bạn cần fax Sau đó bạn chờ cho đến khi nghe tiếng rít..u..u.. của tín hiệu Fax thì bạn ấn phím [START] để gửi Fax đi, hoặc bạn có thể ấn phím [START] ngay sau khi bạn quay số.

7. Chức năng in danh sách số gọi đến

Máy fax hiển thị số gọi đến và lưu được 30 số gọi đến Bạn ấn phím [MENU] để màn hình hiển thị dòng chữ: SYSTEM SET UP Bạn lần lượt ấn 3 phím [#] [2] [6] Màn hình hiển thị [AUTO CALL LIST] Bạn nhấn phím [NAVIGATOR] chiều mũi tên [+ -] để chọn chế độ [ON] Bạn nhấn phím [SET] để xác nhận Mong rằng qua bài viết bạn sẽ sử dụng máy fax một cách thuần thục và chuyên nghiệp hơn.

Fax Là Gì? Số Fax Là Gì? Máy Fax Là Gì?

Fax là gì? Số fax là gì? Máy fax là gì?. Hiện tại khi đền các văn phòng hoặc các công sở bạn có thể dễ dàng bắt gặp hình ảnh của chiếc máy fax, một vật dụng đã trở nên khá quan trọng và quen thuộc đối với dân văn phòng hiện nay. No được sử dụng để gửi các thông tin văn bản từ người cho đến người nhận trong khoảng thời gian ngắn nhất. Trên thị trường hiện nay có rất nhiều nhiều hiệu máy phát fax, đa dạng về kiểu dáng và chủng loại. Tuy là đồ vật quen thuộc hằng ngày thế nhưng không ít người vẫn chưa biết cách sử dụng hoặc sử dụng chưa đúng cách để không ảnh hưởng đến tuổi thọ của máy. Nội dung bài viết hôm nay sẽ giới thiệu đến bạn đọc cách sử dụng máy fax chính xác nhất.

Fax là gì?

1. Fax là gì? Số Fax là gì? Máy Fax là gì và cơ chế hoạt động của nó ra sao

Fax nếu được phiên âm ra tiếng Việt thì nó có nghĩa là điện thư, đây là một kĩ thuật được sáng chế bởi nhà khoa học nổi tiếng người Anh Alexander Bain và sau đó được một số nhà khoa học nghiên cứu để phát triển cho đến ngày nay

Số fax cũng giống như số điện thoại, số fax được sử dụng để người dùng có thể phân biệt được địa chỉ mà họ cần gửi nhằm tránh tình trạng gửi nhầm, ngoài ra khi muốn trao đổi thông tin thì bạn cũng cần cung cấp số fax để bên gởi có thể gởi đến cho bạn. Tùy theo nhu cầu sử dụng mà bạn có thể trang bị một hoặc nhiều số fax

Máy fax là một thiết bị điện tử có chức năng chính là gửi những thông tin được copy trực tiếp qua hệ thống dây dẫn điện. Chiếc máy fax sẽ quét toàn bộ thông tin bạn cần gởi, sau đó chuyển đổi thông tin thành tín hiệu và tiến hành gởi đến nơi có người nhận thông qua hệ thống đường dây điện. Sau khi tín hiệu được truyền đi thì bên phía người nhận máy fax của họ sẽ tiến hành đổi các tín hiệu đó lại và in lên văn bản.

Chiếc máy fax lúc mới ra đời chỉ có thể tiến hành gửi được những tín hiệu thông qua hệ thống dây dẫn, tuy nhiên đến năm 1924 thì sau những nghiên cứu của các nhà khóa học thì con người đã có thể sử dụng sóng radio để tiến hành gửi fax cho nhau thông qua dao động của các bước sóng

Hiện nay với sự phát triển ngày một mạnh mẽ của hệ thống email, tuy nhiên thì việc sử dụng máy fax vẫn chiếm một vai trò quan trọng, các email thường là đối tượng tấn công của các nhóm tin tặc để cướp thông tin chính vì thế máy fax vẫn khẳng định được giá trị sử dụng của nó.

1.4 Các loại máy fax trên thị trường hiện nay

Trên thị trường hiện nay các loại máy fax được phân biệt với nhau thông qua công nghệ in của mỗi loại máy, vì thế mà khi người tiêu dùng có nhu cầu mua máy fax thì hãy xác định trước tiên mục đích sử dụng của mình để chọn mua cho phù hợp.

Đây là một trong những loại máy có cấu tạo đơn giản nhưng hiệu suất hoạt động là ổn định nhất, máy dạng này sử dụng một loại giấy riêng biệt dạng cuốn. Các thao tác sử dụng máy fax in nhiệt cũng tương đối dễ dàng và giá thành của nó cũng không quá cao.

Tuy nhiên điểm hạn chế là các tài liệu của máy fax in nhiệt thông thường không thể lưu trữ trong một thời gian dài, do màu mực sẽ bị phai mờ do ảnh hưởng bởi nhiệt độ.

Máy fax in phim sử dụng cuộn phim có kết cấu giống như cuộn giấy than để ghi lại hình ảnh trên đó và thời gian lưu trữ của loại này là cao hơn rất nhiều so với máy fax in nhiệt. Ngoài ra chất lượng của bản in còn phụ thuộc vào chất lượng cuộn giấy than mà bạn đang sử dụng.

Điểm hạn chế của loại máy fax này giá thành cao hơn so với máy fax in nhiệt và sự ổn định trong quá trình sử dụng lại kém hơn.

Máy sử dụng hộp mực in và có thể in với nhiều loại mực khác nhau chính vì thế mà mẫu fax của loại mày này thường sống động và đẹp hơn các loại máy fax khác. Bản fax của máy fax in phun thông thường có thể lưu lại rất lâu và không bị ảnh hưởng bởi thời gian hoặc các yếu tố khác. Trên thị trường hiện nay thì giá của máy fax in phun không quá mắc, nó bằng giá vứi máy fax in phim.

Tuy nhiên phần hộp màu để sử dụng cho máy fax in phun có giá khá mắc, chính vì thế mà để có thể sử dụng loại máy fax này thì người dùng phải tốn khá nhiều tiền để mua mực.

Máy sử dụng công nghệ in laser để tạo ra bản in, trong các loại máy fax hiện nay thì máy fax in laser cho chất lượng bản in tốt nhất và thời gian lưu trữ khá dài mà chất lượng không bị ảnh hưởng nhiều. Kho mực in của máy khá là nhiều, vì thế mà tần suất thay mức của máy cũng tương đối lâu.

Trên thị trường hiện nay các thương hiệu máy fax laser nổi tiếng của các thương hiệu như: Canon, Panasonic,…thế nhưng điểm hạn chế của máy là giá thành vẫn còn khá cao và chi phí thay mực cho máy cũng khá cao.

2. Cách sử dụng máy fax đúng cách và an toàn

Việc sử dụng máy fax không quá khó, nó cũng thao tác giống như khi bạn sử dụng máy in hoặc máy photocopy, tuy nhiên nếu như bạn là người lần đầu sử dụng thì hay đọc và thao tác cho đúng những bước sau.

Bước 1: Thiết lặp chế độ nhận fax

Để thực hiện bước này bạn lần lượt bấm 3 phím bao gồm: #, 7, 3. Sau khi bấm 3 phím trên thì màn hình sẽ hiển thị Manual Answer và đi kèm với đó là có nhiều chế độ để bạn có thể lựa chọn.

Tel: là khi có chuông điện thoại reo thì bạn nhấc điện thoại lên và nghe bình thường, còn đối với fax thì bạn tiến hành thao tác nhấn phím Start và sau đó buông ống nghê xuống và khi đó máy sẽ tiến hành tự động nhận fax gửi đến cho bạn.

Tel/Fax: nếu như là tín hiệu fax thì máy sẽ tự động tiến hành nhận fax được gửi đến mà không đổ chuông báo và ngược lại nếu như là tín hiệu điện thoại thì máy sẽ tiến hành đổ chuông để báo.

Để cài đặt chế độ Fax only mode thì bạn thực hiện thao tác như sau: bạn tiến hành ấn phím Auto Answer nếu như đèn Auto Answer thì máy đang ở chế độ Fax only mode, còn ngược lại đèn không sáng thì máy đang ở chế độ Tel hoặc Tel/Fax

Đề cài chế độ TAM/Fax thì bạn tiến hành nhấn phim menu, sau đó nhấn tổ hợp 3 phím bao gồm #, 7, 8 thì máy sẽ chuyển về chế độ TAM/Fax (đây là chế độ sau một hồi chuông mà không nhận được tín hiệu fax thì máy sẽ chuyển sang chế độ ghi âm lại lời nhắn)

Bước 2: Tiến hành đặt số hồi chuông để nhận fax

Tại bước này bạn tiến hành nhấn tổ hợp 3 phím bao gồm: #, 7, 8 khi đó màn hình sẽ chuyển sang chế độ Tel/Fax Ring, trong chế độ này bạn có thể tiến hành lựa chọn bản nhạc chuông mà bạn yêu thích để có thể nhận diện được fax đang gởi tới, sau khi đã nhận xong thì tiến hành nhấn phím Set để ghi nhớ các lựa chọn.

Bước 3: Tiến hành đặt chức năng thống kê cho máy fax

Để cài đặt chức năng bạn lần lượt thực hiện các thao tác sau: nhấn tổ hợp 3 phím #, 2, 2 sau đó bạn tiến hành nhấn phím Navigator theo chiều mũi tên +- để tiến hành lựa chọn chế độ mình cần.

Nếu chọn chế độ ON thì máy sẽ tiến hành in báo cáo thống kê sau 35 bản fax

Nếu chọn chế độ OFF thì máy sẽ không tiến hành in báo cáo sau 35 bản fax

Sau khi đã chọn xong chế độ thì bạn tiến hành nhấn nút Set để lựa lại các cài đặt mà mình đã tiến hành.

Bước 4: tiến hành cài đặt chế độ in báo cáo sau mỗi bản fax

Để thực hiện bước này, bạn tiến hành nhấn tổ hợp 3 phím sau: #, 0, 4 và khi đó màn hình sẽ hiển thị dòng chữ Sending report, khi đó bạn tiến hành nhấn phím Set để lựa chọn chế độ Mode = Off, nếu như bạn lựa chọn chế độ này thì sau mỗi bản fax thì máy sẽ không tiến hành in ra báo cáo về quá trình thực hiện bản fax.

Tiếp theo nếu như bạn muốn in báo cáo về quá trình thực hiện bản fax thì thực hiện các thao tác sau: bạn sử dụng phím Navigator chiều mũi tên (+-) để có thể lựa chọn chế độ Mode = On.

Ngoài ra bạn cần lưu ý thêm về chế độ máy sẽ gửi lại báo cáo phản hồi cho bạn khi không gửi được fax hoặc xảy ra lỗi trong quá trình gửi, khi ấy bạn lựa chọn chế độ

Sau khi cài đặt các chế độ này thì bạn lưu ý tiến hành nhấn nút Set để lưu lại các cài đặt mình vừa thực hiện.

Bước 5: Cách tiến hành gửi bảng fax

Muốn gửi bảng fax thì bạn cần thực hiện thao tác sau: úp tài liệu cần gửi xuống khay, sau đó tiến hành nhấn tổ hợp phím SP-PHONE, rồi sau đó tiến hành quay theo số fax mà bạn đang có nhu cầu fax cho người nhận. Sau đó bạn chờ máy fax hoạt động thể hiện qua tiếng rít thì bạn nhận phím Start để gửi fax đi.

Bước 6: Chức năng in danh sách số gọi đến

Máy fax có tính năng hiển thị số gọi đến và có thể lưu được danh sách lên đến 30 số. Để cài đặt chức năng này người dùng thực hiện các thao tác sau: nhấn phim Menu để màn hình hiển thị chế độ System Set up, sau đó bạn lần lượt nhấn tổ hợp phím #, 2, 6 khi đó mà hình sẽ tiếp tục hiển thị chế độ Auto Call List bạn nhấn tiếp phím Navigator để chọn chế độ On, sau đó bạn nhấn phím Set để lưu lại các cài đặt của mình.

Máy fax tuy đã không còn được sử dụng rộng rãi do sự phát triển của khoa học kỹ thuật tuy nhiên nó vẫn phát huy được hiệu quả khi sử dụng, nếu bạn là dân văn phòng hãy học cách sử dụng máy fax đúng để khi cần có thể dùng và đảm bảo an toàn cho máy.

Câu hỏi thường gặp

Máy Fax Là Gì? Công Dụng Của Máy Fax

Máy fax là một loại máy vô cùng quen thuộc, đặc biệt là đối với dân văn phòng. Tuy nhiên, khi hỏi máy fax là gì và công dụng của máy fax, không phải ai cũng trả lời được. Bài viết dưới đây sẽ chia sẻ cho bạn một số thông tin cơ bản về máy fax và công dụng của nó.

Máy fax là gì?

Máy fax (viết tắt của từ facsimile) là một thiết bị được sử dụng để gửi tài liệu điện tử thông qua một mạng điện thoại. Máy fax còn được gọi là máy telefax hoặc máy viễn thông. Đường truyền đó được gọi là “faxes” và nó có thể thực hiện giữa 2 máy fax, hoặc giữa máy fax với máy tính, hay dịch vụ fax trực tuyến được trang bị để nhận và gửi fax.

Lịch sử máy fax

Ý tưởng về máy fax đã có từ năm 1842, khi Alexander Bain phát minh ra một cỗ máy có khả năng nhận tín hiệu từ dây điện báo và chuyển chúng thành hình ảnh trên giấy. Năm 1850, một nhà phát minh ở London tên là FC Blakewell đã nhận được bằng sáng chế cho một cỗ máy tương tự, mà ông gọi là điện báo sao chép. Nhưng phải đến năm 1983, loại máy này mới trở nên phổ biến. Khi công nghệ ngày càng phát triển, máy fax hiện là một phần của thiết bị đa chức năng hơn là máy fax độc lập, và một số má có thể gửi và nhận của email hoặc mạng IP thay vì mạng điện thoại như trước.

Thế nào là máy fax tốt?

Để chọn được một máy fax tốt phụ thuộc vào một số yếu tố, bao gồm khối lượng tài liệu muốn gửi và nhận, chi phí ban đầu của máy và chi phí trong suốt vòng đời của máy. Dưới đây là một số yếu tố quyết định đó có phải máy fax tốt không mà bạn có thể tham khảo.

Kiểu in

Ribbon: Mẫu cơ bản nhất, chi phí thấp và thiết kế tiết kiệm không gian. Chi phí trên mỗi trang cao hơn so với máy in phun. Đây là sự lựa chọn tốt nhất cho những người chỉ cần nhận & gửi fax cũng như không cần sử dụng nhiều.

Máy in phun: Chi phí ban đầu cao hơn một chút nhưng có khả năng tạo ra khối lượng đầu ra cao hơn. Chất lượng in tốt, chi phí mỗi trang thấp và nhiều tính năng hơn (in màu, sao chép & fax). Loại máy này đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp nhỏ về máy fax phun mực cũng như phù hợp với nhiều ứng dụng của công ty.

Laser: Chi phí ban đầu cao nhất nhưng có chất lượng tốt nhất cũng như chi phí trên mỗi trang thấp nhất. Máy linh hoạt, xử lý nhanh chóng và hiệu quả. Thích hợp với các văn phòng lớn, đặc biệt là văn phòng kinh doanh chủ yếu bằng fax.

Tốc độ modem

Tốc độ modem cao hơn giúp truyền và nhận dữ liệu nhanh hơn.

Bộ nạp tài liệu tự động

Nhiều máy fax có bộ nạp dữ liệu tự động, cho phép xếp hàng nhiều tài liệu để truyền đi mà không cần giám sát.

Dung lượng giấy

Máy fax có thể chứa được bao nhiêu giấy là một trong những mối quan tâm cơ bản nhất cho máy fax. Đối với nhà riêng và văn phòng nhỏ, công suất thấp hơn có thể là đủ, trong khi văn phòng lớn có thể muốn một máy fax có nhiều khay giấy, để tránh hết giấy khi máy không có người trông coi, chẳng hạn như sau giờ làm việc.

Quay số tự động

Máy fax có tính năng quay số tự động cho phép bạn lưu các số được quay số thường xuyên vào bộ nhớ của máy fax. Điều này giúp giảm việc gõ sai số và sự cần thiết phải có một danh sách số ở bên ngoài.

Truyền đến nhiều địa điểm

Máy fax có khả năng phát sóng cho phép bạn truyền cùng một tài liệu đến nhiều địa điểm một cách nhanh chóng và dễ dàng. Chỉ cần quét tài liệu một lần, nhập danh sách các số đích và máy sẽ lần lượt fax tài liệu đến từng người nhận.

Bảo mật

Một số máy fax cung cấp tùy chọn bảo mật, cho phép bạn chỉ định mật khẩu cần thiết trước khi sử dụng máy, để ngăn chặn việc sử dụng trái phép hoặc đơn giản là giám sát ai đang sử dụng máy.

Bộ nhớ

Bộ nhớ của máy fax càng lớn, càng có nhiều thông tin có thể lưu trữ và xử lý cùng một lúc.

Thiết kế

Mặc dù không được quan tâm bằng chức năng, nhưng không nên bỏ qua tính thẩm mỹ của máy fax. Máy fax tốt nên có kích thước, màu sắc, thiết kế phù hợp với không gian làm việc.

Công dụng của máy fax

Ngày này, máy fax đã trở thành một thiết bị đa chức năng. Nó có thể hoạt động như điện thoại, máy fax, máy quét, máy in và máy photocopy… Một số công dụng của máy fax có thể kể đến như:

In fax

In fax là một trong những công dụng chính của máy fax. Với các tùy chọn laser và phun màu, toàn bộ quá trình in fax đã trở nên chính xác, đáng tin cậy và tiết kiệm chi phí. Bên cạnh nhận và in fax thì in ấn cũng là một công dụng phổ biến của máy fax hiện nay. Nhiều người đặt ra câu hỏi rằng: máy fax có in được không? Câu trả lời là có, nếu máy fax được trang bị tính năng này. Để in tài liệu, máy fax cần kết nối với máy tính chứa tài liệu cần in. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng, mực được sử dụng trong máy in có xu hướng rẻ hơn nhiều so với mực được sử dụng trong máy fax, do đó, việc in qua máy fax thường chỉ giới hạn ở một vài tài liệu khi thực sự cần thiết.

Truy cập kép

Tính năng truy cập kép cho phép bạn in các bản fax từ bộ nhớ trong khi truyền fax khác hoặc quét fax vào bộ nhớ trong khi nhận fax.

Sao chép

Một máy fax cũng có thể hoạt động như một máy photocopy. Tuy nhiên, cũng như in ấn, việc sao chép tài liệu bằng máy fax đắt hơn so với sử dụng máy photocopy. Vì vậy, nếu bạn có nhu cầu sao chép không thường xuyên, có thể sử dụng máy fax để tiếp kiệm chi phí mua máy photocopy hoặc tìm phương án khác (như thuê máy photocopy)

Giao tiếp

Máy fax giúp gửi và nhận tài liệu thay thế nhanh chóng cho việc gửi và nhận chúng qua thư bưu chính hoặc các dịch vụ chuyển phát khác. Các mục yêu cầu chữ ký có thể dễ dàng được xử lý qua fax. Có thể khó tưởng tượng một doanh nghiệp không có máy tính hoặc Internet, nhưng một số doanh nghiệp vẫn dựa vào giao tiếp qua điện thoại và máy fax là hình thức liên lạc chính.

Nghĩa Của Fax Là Gì ? Hướng Dẫn Cách Sử Dụng Máy Fax Chi Tiết

Khái niệm của Fax là gì ?

Fax có nghĩa là từ được phiên âm gọn từ tiếng Latin facsimile ( fac: tạo; simile: tương tự ), Bạn có thể hiểu theo nghĩa là điện thư, là kỹ thuật điện tử gửi bản sao (copy) trực tiếp qua hệ thống dây dẫn điện. Đây là một loại máy gửi có khả năng rà quét bản gốc, đổi thông tin thành tín hiệu rồi phát qua đường dây điện đến máy nhận ở một nơi khác, máy nhận sau đó đổi tín hiệu ngược lại và in lại bản sao lên trên giấy.

Fax vẫn còn được sử dụng bởi nó vẫn mang lại một số lợi điểm như:

Có nhiều loại hồ sơ quan trọng không nên gửi qua Email tránh tình trạng bị mất hoặc đánh cắp.

Còn ở một số quốc gia chữ ký điện tử trên Email không được tín nhiệm bằng chữ ký trên giấy Fax.

Ngoài ra thì một số công ty lớn sử dụng hệ thống Fax servers , máy tính phục vụ với khả năng chuyển các loại hồ sơ thành tín hiệu Fax gửi đi, chuyển vào máy tính cá nhân của nhân viên, mà không cần in ra giấy.

Tìm hiểu dịch vụ : Thiết kế website ở Nha Trang theo yêu cầu

Hướng dẫn cách cài đặt sử dụng máy Fax Brother

Màn hình hiển thị [MANUAL ANSWER]

Bạn có thể chọn các chế độ:

– TEL: Khi có chuông đến bạn nhấc điện thoại để nghe, nếu là tín hiệu Fax bạn chỉ cần thao tác nhấn phím [START] và đặt ống nghe xuống máy sẽ tự nhận Fax cho bạn.

– TEL/FAX: Nếu như là tín hiệu Fax thì máy sẽ tự động nhận Fax, nếu là tín hiệu điện thoại thì máy sẽ đổ chuông.

* Chế độ nhận của máy fax là : FAX ONLY MODE và TEL hoặc TEL/FAX MODE

Bạn nhấn phím [AUTO ANSWER:]

+ Nếu như là đèn AUTO ANSWER sáng thì máy ở chế độ FAX ONLY MODE ( Mọi tín hiệu đến máy, sẽ đều là tín hiệu Fax )

+ Nếu như là đèn AUTO ANSWER tắt thì máy đang ở chế độ TEL hoặc TEL/FAX MODE (do bạn đặt ở trên).

* Chế độ nhận Fax của máy : Ngoài những chế độ nhận Fax như của Máy Fax , Máy fax của bạn còn có chế độ nhận Fax khấc là TAM/FAX:

– Nhấn phím [MENU]

– Nhấn phím [#] [7] [8]

– Chuyển về chế độ TAM/FAX ( nếu sau 1 số hồi chuông không có tín hiệu Fax thì máy chuyển sang chế độ ghi âm lời nhắn ).

2. Đặt số hồi chuông để nhận Fax là gì ?

(Khi máy để chế độ TEL/FAX MODE)

Bạn cần lần lượt ấn 3 phím [#] [7] [8]

Sau đó màn hình hiển thị [TEL/FAX RING]

Bạn cần phải dùng phím [NAVIGATOR] chiều mũi tên [+ -] để chọn 1 đến 9 hồi chuông đổ.

Bước cuối cùng bạn nhấn phím [SET] để ghi nhớ.

3. Đặt chức năng thống kê của máy Fax như thế nào? : (Sau 35 bản Fax)

Bạn lần lượt ấn 3 phím là: [#] [2] [2]

Sau đó bạn có thể ấn phím [NAVIGATOR] chiều mũi tên [+ -] để chọn chế độ:

ON: sẽ in báo cáo thống kê sau 35 bản đã Fax

OFF: sẽ là không in báo cáo thống kê sau 35 bản Fax.

Cuối cùng là cần ấn phím [SET] để ghi nhớ.

4. Vào số điện thoại hoặc số fax của bạn:

Cần ấn lần lượt 3 phím [#] [0] [3]

Màn hình hiển thị: [YOUR FAX NO]

Tiếp tục ấn phím [SET] lúc này trên màn hình hiển thị con chuột nhấp nháy để bạn vào số điện thoại hoặc số fax của bạn.

Sau đó ấn phím [SET] để ghi nhớ.

5. Đặt chế độ in báo cáo sau mỗi bản Fax là gì ?

Cần ấn lần lượt 3 phím [#] [0] [4]

Màn hình hiển thị: [SENDING REPORT]

Tiếp tục ấn thêm phím [SET] để chọn vào chế độ [MODE = OFF] (tức là sau mỗi bản Fax thì máy sẽ không in ra báo cáo về quá trình thực hiện bản Fax đó).

Hoặc có thể sử dụng phím [NAVIGATOR] chiều mũi tên [+ -] để lựa chọn chế độ [MODE = ON] (tức là sau mỗi bản Fax thì máy sẽ in ra báo cáo về quá trình thực hiện bản Fax) Hoặc [MODE = ERROR] (tức là in báo cáo khi bạn không gửi được bản Fax hay là quá trình Fax bị lỗi.

Cuối cùng, bạn cần ấn phím [SET] để ghi nhớ.

+++ Tham khảo gói Thiết kế website tại Long An chuẩn seo

Bạn để tài liệu úp xuống khay

Bạn nhấc tổ hợp lên hoặc có thể ấn phím [SP-PHONE]

Quay số Fax mà bạn cần fax

Sau đó bạn chờ cho đến khi nghe tiếng rít..u..u.. của tín hiệu Fax thì bạn bắt đầu ấn phím [START] để gửi thông tin Fax đi, hoặc bạn có thể ấn phím [START] ngay sau khi bạn quay số.

7. Chức năng in danh sách số gọi đến

Máy fax có thể hiển thị số gọi đến và lưu được 30 số gọi đến

Bạn ấn phím [MENU] để màn hình hiển thị lên dòng chữ: SYSTEM SET UP

Sau đất bạn lần lượt ấn 3 phím [#] [2] [6]

Màn hình hiển thị là [AUTO CALL LIST]

Bạn tiếp tục nhấn phím [NAVIGATOR] chiều mũi tên [+ -] để chọn chế độ [ON]

Sau đó ấn phím [SET] để xác nhận.

Tìm Hiểu Fax Là Gì? Cách Gửi Fax Bằng Máy Tính?

Khi bạn đi làm hoặc có công việc cần trao đổi với đối tác, bạn có thể sẽ được yêu cầu gửi, in, photo tài liệu đính kèm số Fax. Vậy bạn đã biết Fax là gì và cách gửi Fax bằng máy tính chưa? Nếu chưa hay tham khảo nội dung sau.

Fax là gì?

Fax được hiểu đơn giản là kỹ thuật điện tử gửi bản sao trực tiếp thông qua hệ thống dây dẫn điện. Đây là sản phẩm loại máy gửi có khả năng quét bản gốc, thay đổi thông tin thành tín hiệu sau đó phát qua đường dây điện thoại để gửi đến hệ thống máy của người nhận.

Fax được hiểu đơn giản là kỹ thuật điện tử gửi bản sao trực tiếp

Cách gửi Fax bằng máy tính

Khi muốn gửi Fax bằng máy tính bạn chỉ cần thực hiện theo các bước sau:

– Nhấp đúp vào biểu tượng Fax trên màn hình Desktop

– Mở của sổ của chương trình Fax

– Nhấn chuột vào nút New Fax

– Chọn File

– Chọn tiếp Send a Fax

– Khi xuất hiện cửa sổ hướng dẫn gửi Fax, bạn chỉ cần nhấn Next để tiếp tục.

– Nhập tên của nơi muốn gửi Fax vào mục To

– Nhập số Fax (hoặc số điện thoại được kết nối với thiết bị Fax) của nơi muốn gửi vào mục Fax number

– Nếu nơi muốn gửi Fax đã có sẵn trong sổ địa chỉ thì bạn có thể chọn nơi muốn gửi bằng cách nhấn vào Address Book

– Bạn có thể gửi bản Fax này tới nhiều địa chỉ khác nhau bằng cách nhấn Add và tiếp tục nhập thêm Tên, số Fax khác

– Sau khi nhập xong bạn cần nhấn Next để tiếp tục

Cách nhận Fax bằng máy tính

Khi có tín hiệu Fax gửi đến, nếu máy của bạn cài đặt chế độ tự động nhận Fax thì chương trình sẽ tự động kết nối để bạn biết được mình đang nhận Fax. Trong trường hợp bạn không thiết lập chế độ tự động nhận Fax thì bạn có thể mở chương trình Fax, nhấn vào Receive now hoặc truy cập File, chọn Receive a fax now để tự động nhận Fax.

Chương trình sẽ tự động kết nối để bạn biết được mình đang nhận Fax

Lưu ý khi gửi Fax

Các bản Fax khi chưa được gửi sẽ đều nằm trong Outbox. Khi đã được gửi thành công, những bản này sẽ được lưu trong mục Send Items. Riêng các bản Fax nhận sẽ lưu trong mục Inbox. Bạn nên nhớ những mục này để tiện tìm kiếm Fax trong quá trình sử dụng.

Ngoài ra, tùy theo kiểu thiết lập trong quá trình cài đặt mà các bản Fax có thể sẽ được in thẳng ra máy in sau khi nhận hoặc lưu trữ thêm bản sao trong thư mục được hệ thống chỉ định.

Đặc biệt, ngoài cách gửi Fax bằng chương trình Fax có sẵn của Windows, bạn còn có thể gửi Fax bằng các chương trình từ những ứng dụng khác có chức năng in như Word, Excel, chương trình xử lý ảnh,…

Kinh nghiệm lựa chọn máy Fax

Khi chọn máy Fax để sử dụng cho công việc văn phòng, bạn nên tham khảo những yếu tố sau để quá trình nhận và gửi Fax diễn ra thuận lợi

Tốc độ

Các loại máy Fax khác nhau sẽ có tốc độ truyền dữ liệu ở các mức khác nhau, nếu công việc của bạn cần in Fax với số lượng lớn, bạn nên kiểm tra kỹ tốc độ in ấn của máy trước khi mua.

Loại máy in

Hầu hết các loại máy Fax thông dụng hiện nay đều sử dụng máy in nhiệt, điều này đòi hỏi máy in Fax cần sử dụng loại giấy in đặc biệt. Các loại giấy sẽ giúp máy Fax in nhiệt hoạt động trơn chu hơn.

Kích thước giấy

Giấy được sử dụng trong máy Fax có hai kích thước chủ yếu là: Khổ giấy rộng 8,5 inch và khố giấy rộng 10,1 inch. Có một số máy Fax chỉ chấp nhận giấy khổ nhỏ vì vậy có thể bạn sẽ cần mua thêm máy cắt giấy.

Quay số tự động

Máy Fax có tính năng quay số tự động sẽ cho phép bạn có thể dễ dàng lập trình Fax để gửi và nhận tài liệu. Bạn nên chú ý điểm này để tận dụng được mức cước điện thoại có chi phí thấp nhất trong quá trình sử dụng Fax.

Máy Fax có tính năng quay số tự động

Lưu ý khi sử dụng máy Fax

– Không sử dụng giấy in bị rách, nhăn, hoặc nhàu nát, ẩm mốc

– Không sử dụng các loại giấy đã được in trên 1 mặt để in Fax

– Không đặt máy Fax ở những nơi ẩm thấp

– Không đặt máy Fax ở nơi có nhiệt độ cao

– Kiểm tra giấu trước khi in, không in trên giấy bị dính

– Thường xuyên lau chùi, kiểm tra máy Fax định kỳ

– Sử dụng giấy chất lượng tốt để hạn chế vấn đề về kẹt giấy trong quá trình in Fax

Lời kết

Mong rằng những thông tin trên sẽ giúp bạn hiểu được Fax là gì? Cách gửi Fax bằng máy tính? Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc hay băn khoăn gì cần được giải đáp, hãy đến với hệ thống Hcare để được tư vấn.

Đội ngũ nhân viên nhiệt tình của Hcare sẽ giúp bạn có thêm kiến thức hữu ích trong quá trình sử dụng các thiết bị điện tử, di động, máy tính, đồ dùng văn phòng, thiết bị công nghệ.

Trong trường hợp bạn quá bận và không thể đến trực tiếp, tổng đài viên của Hcare luôn sẵn sàng lắng nghe và giúp bạn có được những tư vấn cụ thể thông qua số Hotline: 1900 2012

Hcare

– Hotline: 1900 2012

– Website: chúng tôi

Fax Là Gì? Số Fax Là Gì? Hướng Dẫn 3 Cách Gửi Fax Thông Thường

Fax là gì?

Fax mang nghĩa là điện thư. Sự ra đời của fax đánh dấu bước phát triển vượt bậc về khoa học công nghệ trên thế giới. Fax được sáng chế bởi Alexander Bain, nhà khoa học nổi tiếng người Anh, sau đó được các nhà khoa học khác nghiên cứu, phát triển và hoàn thiện như hiện nay.

Máy fax là gì?

Máy fax là loại máy có chức năng gửi các bản sao, thông tin được copy một cách trực tiếp thông qua hệ thống dây dẫn điện.

Hoạt động của các máy fax là quét tất cả các thông tin mà người dùng cần gửi đến một địa chỉ nào đó, sau đó được mã hóa dưới dạng tín hiệu và truyền đến người nhận bằng đường dây điện. Khi tín hiệu được truyền đi, việc của người nhận đó là trao đổi các tín hiệu đó và in lên thành các văn bản.

Trước đây, máy fax chỉ gửi được những tín hiệu thông qua kết nối dây dẫn và đến năm 1924, loại máy này đã được cải tiến, sử dụng sóng radio để có thể gửi được các điện thư thông qua dao động của loại sóng này.

Đến ngày nay, đây là thiết bị điện tử được dùng với mục đích gửi tài liệu điện tử thông qua đường truyền của mạng điện thoại. Máy fax còn có tên gọi khác là máy telefax hoặc máy viễn thông. Đường truyền của máy fax là “faxes”, thực hiện truyền tải các nội dung email giữa 2 máy fax, giữa máy tính và máy fax hoặc giữa các dịch vụ fax trực tuyến để nhận và gửi fax.

Số Fax là gì?

Tương tự như số điện thoại, số fax là dãy số được sử dụng để nhận biết, phân biệt địa chỉ mà bạn cần gửi cho một người nào đó, nhằm tránh trường hợp gửi sai địa chỉ. Tiếp đó, số fax còn được dùng để trao đổi thông tin với khách hàng, đối tác để tiện cho quá trình liên lạc và trao đổi.

Thông thường, một cá nhân, tổ chức, công ty có thể lập được nhiều số fax khác nhau, điều này giúp phân tách công việc tiếp nhận ở từng mảng, từng lĩnh vực một cách rõ ràng.

Ví dụ về số fax ở dạng như: +84 (8) 3823 3319…

Hướng dẫn cách gửi fax

Gửi fax bằng máy tính

Các bước gửi fax đơn giản bằng máy tính như sau:

Bước 1:

– Nhấn đúp vào biểu tượng Fax được hiển thị trên màn hình của Desktop để mở cửa sổ của chương trình fax. – Ấn chọn New Fax hoặc chọn file và chọn tiếp Send a fax.

Bước 2: Khi cửa sổ mới xuất hiện để hướng dẫn gửi fax, bạn hãy chọn Next.

Bước 3: – Tiến hành nhập tên người nhận fax và chọn To.

– Nhập đúng số fax của người nhận và chọn mục Fax number.

Trường hợp bạn muốn gửi fax đến các nơi có sẵn địa chỉ, hãy nhấn vào nút Address Book. Còn trong trường hợp bạn muốn gửi đến nhiều địa chỉ khác nhau với cùng một nội dung email, tài liệu thì ấn nút Add để tiếp tục nhập tên và số fax. Sau đó chọn Next để thực hiện các bước tiếp theo.

Bước 4: Trong mục schedule, chọn Now để gửi fax ngay lập tức hoặc chọn Specific time in the next 24 hours để tùy chỉnh thời gian gửi. Còn nếu người dùng lựa chọn công cụ High thì fax sẽ được ưu tiên gửi trước.

Bước 5:

Chờ đợi 1 ít phút để bản fax tải lên, sau đó bạn nhấn chọn Finish để gửi fax đến địa chỉ mà mình mong muốn.

Lưu ý: Hãy kiểm tra lại nội dung bản fax, nhấn nút xem trước preview fax. Đến khi đã chắc chắn các thông tin trong bản fax là đúng, bạn hãy nhấn nút gửi, có như vậy sẽ giúp hạn chế tối đa được các lỗi không mong muốn.

Gửi fax bằng máy photocopy

Bước 1. Chọn chức năng fax trên máy photocopy để thực hiện việc gửi fax

– Đầu tiên, để gửi một bản fax bằng máy photocopy, bạn cần ấn phím chức năng faesimile có trên màn hình điều khiển của máy.

Bước 2. Tiến hành đặt bản gốc lên mặt kính

– Lưu ý, cần kiểm tra kỹ lưỡng các thông số như: kích thước, chức năng cũng như phạm vi máy quét bản gốc.

– Sau đó, đặt bản gốc lên trên mặt kính hoặc hoặc khay tự động để nạp tài liệu theo yêu cầu.

Bước 3. Chọn phương thức gửi fax phù hợp

Hiện nay, máy photocopy thường cung cấp 2 phương thức gửi fax cơ bản đó là: gửi qua bộ nhớ (Memory transmission) và gửi trực tiếp (Immediade transmission).

– Lựa chọn hình thức gửi phù hợp. Đối với phương thức gửi qua bộ nhớ, bạn hãy nhấn phím Memory tx. Lúc này, máy sẽ quét bản gốc và lưu các thông tin bản fax vào bộ nhớ máy.

– Còn khi bạn muốn gửi trực tiếp, hãy phím Immed tx. Phương thức này máy xử lý thông tin không qua bộ nhớ, tuy nhiên yêu cầu đó là máy fax tại nơi nhận phải ở chế độ sẵn sàng, để gửi được tài liệu. Tiếp đó, nhập số fax để máy quét quét bản gốc.

Bước 4. Nhập số gửi fax

Bạn có thể nhập số gửi fax bằng 2 cách: phím tắt hoặc phím số.

– Với phím tắt, tại giao diện màn hình máy photocopy, bạn chọn Destination

– Với phím số, người gửi có thể nhập số fax và gửi đi trực tiếp.

Bước 5. Chỉnh sửa các thông số của bản fax gửi

Trước khi gửi, bạn hãy chắc chắn chỉnh sửa các thông số như sau để đảm bảo chất lượng của bản fax đạt tốt nhất.

– Độ phân giải: 200x100dpi, hãy chọn nút Resolution thay đổi về chế độ standard và để có được độ phân giải này.

– Độ đậm mượt: Nhấn phím Darker để chỉnh độ đậm, phím Lighter chỉnh độ mượt.

– Chọn chế độ hiển thị văn bản: Bạn nhấn chọn chế độ Original type để phù hợp với văn bản gốc.

Gửi fax bằng gmail

Để có thể thực hiện được cách gửi fax qua internet bằng gmail, người gửi cần có tài khoản fax trực tuyến. Còn nếu chưa có, cần tiến hành đăng ký tài khoản trước bằng địa chỉ email.

Bước 1: Mở gmail trên máy tính (lưu ý, người gửi sẽ không thể gửi fax bằng gmail trên điện thoại.)

Bước 2:

Tại giao diện hiển thị, bạn nhấn vào nút Compose (Soạn) nằm bên trái, phía trên của hộp thư email.

Bước 3: Nhập số fax vào mục To và các thông tin vào phần mở rộng của dịch vụ.

Ví dụ: Đối với người dùng dùng RingCentral, hãy gõ các ký tự như: [email protected] vào mục “To”. Lựa chọn quốc gia vào nhập đầu số fax khi muốn gửi tài liệu ra nước ngoài.

Bước 4:

Nhập nội dung cần gửi.

Ví dụ, với thư xin việc, bạn hãy nhập từ khóa Thư xin việc vào Subject. Nếu không phải nộp đơn xin việc thì bạn để trống.

Bước 5:

Lựa chọn file từ thiết bị, sau đó tải file tài liệu lên. Ngoài ra, bạn cũng có thể nhập thông tin trực tiếp vào nội dung email trong cửa sổ khi muốn gửi fax dạng văn bản.

Bước 6:

Tại giao diện hiển thị, bạn nhấn chọn Send nằm phía dưới, bên trái cửa sổ để gửi fax đến địa chỉ mong muốn.

Với những thông tin về fax là gì, máy fax hay số fax là gì, cùng với đó là 3 cách gửi fax được sử dụng nhiều hiện nay, hy vọng có thể mang đến kiến thức có ích cho bạn đọc. Từ đó áp dụng một cách tốt nhất vào thực tế, trong trường hợp muốn gửi fax cho một ai đó, một cá nhân, doanh nghiệp bất kỳ.

Cập nhật thông tin chi tiết về Máy Fax Là Gì? Cách Sử Dụng Máy Fax Các Loại trên website Nhatngukohi.edu.vn. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!