Bạn đang xem bài viết Hướng Dẫn Cách Sử Dụng Trộn Thư (Mail Merge) Để Tạo Hợp Đồng Lao Động, Xuất Phiếu Lương Cho Nhân Viên, Thư Mời, Thông Báo,… được cập nhật mới nhất trên website Nhatngukohi.edu.vn. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất.
Hướng dẫn cách sử dụng trộn thư (mail merge) để tạo hợp đồng lao động, xuất phiếu lương cho nhân viên, thư mời, thông báo,…
Đăng bởi: Nguyễn Hải Tâm – Monday 13/02/2017 – 211568 lượt xem.
Mail merge – trộn thư, là tính năng hữu ích trong Microsoft Word, tính năng này giúp các bạn giảm thiểu thời gian khi làm hợp đồng lao động, phiếu lương, thư mời, thông báo, thư cảm ơn,… và có thể in hàng loạt chỉ bằng một vài thao tác đơn giản.
Mặc dù rất hữu ích nhưng dường như rất nhiều độc giả còn chưa biết đến tính năng này. Vì thế hôm nay Webketoan sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng. Đầu tiên các bạn cần có file word mẫu đã tạo sẵn để chèn thông tin và một file excel tổng hợp những dữ liệu thay đổi.
Bước 2: Xuất hiện Mail Merge ở phía bên phải Word, các bạn chọn Letters và chọn Next: Starting document.
Bước 3: Tiếp tục chọn Use the current document và chọn Next: Select recipients.
Bước 4: Trong Select recipients, các bạn chọn Use an existing list nếu danh sách có sẵn, các bạn có thể chọn Type a new list để tạo danh sách mới. Sau đó nhấn Next: Write your letter.
Bước 5: Trong hộp thoại Select Data Source, các bạn chọn đến danh sách (file excel) có sẵn và nhấn Open.
Ví dụ file excel để tạo hợp đồng như sau: (đây chỉ là file excel minh họa, chưa đầy đủ)
Sau đó nhấn chọn sheet chứa thông tin:
Ví dụ ở file Excel này sheet1 là sheet chứa dữ liệu, ta chọn Sheet1. Sau đó nhấn OK.
Bước 6: Trong hộp thoại Mail Merge Recipients, các bạn chọn dữ liệu cần chèn bằng cách đánh dấu vào các ô vuông trước dữ liệu đó. Nếu chèn tất cả các bạn chọn đánh dấu vào ô vuông cạnh Data Source. Sau khi chọn xong các bạn nhấn OK.
Bước 7: Chọn Next: Write your letter.
Bước 8: Trong bước tiếp theo, các bạn đặt con trỏ chuột vào vị trí cần chèn dữ liệu, sau đó nhấn vào More items.
Bước 9: Xuất hiện hộp thoại Insert Merge Field, các bạn chọn trường dữ liệu đúng với nội dung cạnh con trỏ chuột và nhấn Insert để chèn. Sau khi chèn xong các bạn nhấn Close để đóng lại.
Bước 10: Chèn lần lượt đến hết các trường dữ liệu vào mẫu Word có sẵn. Nhấn Next: Preview your letters.
Bước 11: Chọn Next: Complete the merge để hoàn thành quá trình trộn thư.
Bước 12: Để xem tất cả các trang sau khi trộn, các bạn chọn Edit individual letters.
Tương tự như thế các bạn thực hiện với phiếu tính lương, thư mời, thông báo,…
Cách Trộn Thư Trong Word 2010, Cách Trộn Mail Merge
Hãy tưởng tượng xem bạn cần gửi hàng ngàn thư mời cho các phụ huynh học sinh để đến họp phụ huynh, nếu bạn gõ thủ công từng người, từng người một, bạn sẽ cần bao nhiêu thời gian để làm việc đó? Tôi dám chắc rằng bạn sẽ cần ít nhất là 2 ngày lao động để hoàn thành việc gõ 1000 tên phụ huynh cho 1000 học sinh khác nhau.
Do vậy, sử dụng được công cụ cách trộn thư trong word 2010 sẽ giúp bạn tiết kiệm hàng trăm giờ làm việc thay vì làm thủ công như trước đây. Ngoài ra có thể áp dụng với các văn bản như: gửi bảng lương hàng tháng, thông báo mời họp, thư cảm ơn….
Để làm được điều đó Tại TRUNG TÂM ĐÀO TẠO TIN HỌC VĂN PHÒNG TRÍ TUỆ VIỆT sẽ hướng dẫn chi tiết các bước thực hiện:
Để có thể hoàn thành quy trình trộn thư bạn cần phải có 02 file tài liệu sau:
– Văn bản gốc: Nội dung văn bản đã được soạn thảo sẵn và bỏ trống các thông tin cần điền
Ví dụ: thư mời, thư cảm ơn, giấy báo trúng tuyển, không trúng tuyển, thư mời phỏng vấn, thư báo thầu….bỏ trống tên người nhận, đơn vị nhận, địa chỉ, điện thoại, ngày tháng năm sinh….
– Dữ liệu gốc: Thông tin dữ liệu cho mỗi cá nhân, mỗi đơn vị để điền vào các ô trống trong văn bản đã được soạn sẵn, và dữ liệu gốc này thường được trình bày dưới dạng bảng biểu đơn giản như Table, Sheet của Excel.
Cách trộn thư trong word 2010 tuân theo các bước sau:
Bước 1: Ở đây, mình soạn file Văn bản gốc trên Word như sau, từ đó bạn có thể tạo cho mình file văn bản theo ý muốn:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ĐỘC LẬP – TỰ DO – HẠNH PHÚC
Kính gửi Ông/bà:
Phụ huynh em: Học sinh lớp 8/4
Đến tại phòng A1 để tham gia buổi họp phụ huynh tổng kết học kỳ I vào lúc 07h ngày 25 tháng 11 năm 2014.
Rất mong quý Ông/bà đến đúng giờ.
Trân trọng!
Gò vấp, ngày 28 tháng 12 năm 2014
Hiệu trưởng
(Đã ký )
Nguyễn Trọng Hiếu
Bước 2: Và Dữ liệu gốc mình làm trên file Excel và được lưu ở Desktop với tên là “tronthu.xlsx”
Kích vào thẻ Mailings, chọn Start Mail Mergerồi chọn chức năng Step by Step Mail Merge Wizard…
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ĐỘC LẬP – TỰ DO – HẠNH PHÚC
Kính gửi Ông/bà:
Phụ huynh em: Học sinh lớp 8/4
Đến tại phòng A1 để tham gia buổi họp phụ huynh tổng kết học kỳ I vào lúc 07h ngày 25 tháng 11 năm 2014.
Rất mong quý Ông/bà đến đúng giờ.
Trân trọng!
Gò vấp, ngày 28 tháng 12 năm 2014
Hiệu trưởng
(Đã ký )
Nguyễn Trọng Hiếu
– Tại Kính gửi Ông/bà: chọn trường Phụ huynh, Chọn Insert
– Tại Phụ huynh em: chọn trường Học sinh, chọn Insert
Với Word 2007, 2013 thì cách làm cũng tương tự.
Incoming search terms:
trộn thư trong word 2010
cách trộn thư trong word 2010
trộn văn bản trong word 2010
trộn thư word 2010
cách trộn thư
cách trộn văn bản trong word 2010
hướng dẫn trộn thư trong word 2010
cách trộn thư word 2010
cachách định dạng khổ in trong trộn thư
Share and Enjoy
Dùng Mail Merge Để Soạn Thư Hàng Loạt Trong Ms Word
Mail Merge là chức năng soạn thư hàng loạt trong Microsoft Word, được nhiều người gọi bằng thuật ngữ trộn thư. Với Mail Merge, bạn có thể tạo cùng lúc nhiều thư với cùng nội dung nhưng khác nhau ở một vài thông tin.Cụ thể, việc trộn thư trong Word được ứng dụng vào việc tạo thư mời gửi đến đối tác và khách hàng trong công ty, in giấy chứng nhận cho nhiều người chỉ trong một thao tác, viết email thông báo xác nhận thay đổi lương cho nhân viên vào cuối năm…
Để bắt đầu sử dụng Mail Merge, bạn cần chuẩn bị nội dung cơ bản và nguồn dữ liệu (data source). Cụ thể:
Nguồn dữ liệu: thể hiện những nội dung tùy biến khác nhau giữa các bức thư sau khi tạo ra hàng loạt từ Mail Merge. Những chi tiết tùy biến này có thể là họ tên, địa chỉ người nhận, tên doanh nghiệp, tổ chức… và thường trình bày trong một danh sách dữ liệu. Danh sách này thường là danh bạ (contacts) trong Microsoft Outlook hoặc được trình bày trong một bảng tính Excel, một cơ sở dữ liệu trong Access, một table trong Word 2010 hay văn bản bất kỳ có cấu trúc phân loại dữ liệu thật rõ ràng.
Nội dung cơ bản: là những phần giống nhau giữa các thư, chẳng hạn tên và địa chỉ người gửi trên phong bì, nội dung chính của lá thư, email hay một phiếu ưu đãi. Nội dung cơ bản thường đi cùng các vị trí định sẵn (Place Holder), là nơi thể hiện những chi tiết thay đổi lấy từ nguồn dữ liệu. Mỗi chi tiết được gọi là trường (Merge Field), được trình bày dưới dạng “tên field”.
Khi kết hợp nội dung cơ bản và nguồn dữ liệu thì Mail Merge trong Word sẽ hỗ trợ bạn tạo ra hàng loạt tài liệu hoặc thư từ hoàn chỉnh, giống nhau về nội dung cơ bản nhưng khác biệt ở các chi tiết tùy biến trong nguồn dữ liệu.Tạo danh sách nguồn dữ liệu
2. Tạo danh sách nguồn dữ liệu
Trước khi chuẩn bị danh sách này, ta cần hình dung trước phần nội dung cơ bản sẽ có những chi tiết nào cần thay đổi hay cá nhân hóa. Chẳng hạn, với thư mời thì phần họ tên, danh xưng, chức vụ, tên công ty, địa chỉ hoặc email là các chi tiết thay đổi tùy theo mỗi người nhận. Như vậy, ta sẽ biết được danh sách này cần những dữ liệu nào.
Trong trường hợp bạn muốn cập nhật hay điều chỉnh dữ liệu, bạn luôn có thể chọn Edit Recipient List trên tab Mailings để xuất hiện hộp thoại Mail Merge Recipients, chọn tên file dữ liệu và nhấn Edit để sửa lại một số chi tiết.
Bạn cần xác định nội dung của bạn là dạng thư từ (Letters), thư điện tử (E-mail messages), phong bì (Envelopes), nhãn (Labels), danh bạ (Directory).
Bên cạnh phần nội dung đồng nhất, bạn cũng cần nhập các trường (Merge Field) dựa trên nguồn dữ liệu. Cách nhập khá đơn giản, chỉ cần chọn Insert Merge Field trên tab Mailings để thêm trường tại những vị trí phù hợp. Chẳng hạn với nguồn dữ liệu mẫu bên dưới và soạn nội dung cho phong bì (Envelopes), phần thông tin người nhận sẽ nhập:
Hoặc chèn Merge Fields vào một câu trong email như: Chân thành cảm ơn “Danh_xưng” “Họ_tên” đã sắp xếp thời gian đến tham dự chương trình. Khi đó, Mail Merge sẽ dựa trên nguồn dữ liệu của mỗi người (Recipient) để thay thế vào vị trí của các trường trong quá trình trộn thư. Ví dụ: Recipient thứ 5 sẽ hiện thành câu: Chân thành cảm ơn Chị Nguyễn Thị Bích Trà đã sắp xếp thời gian đến tham dự chương trình. Bạn có thể cập nhật lại Field “Danh_xưng” thành chữ viết thường và không in hoa ở ký tự đầu để câu không gặp lỗi chính tả viết hoa chữ Chị ở giữa câu hoặc định dạng in đậm, in nghiêng cho tên người nhận.
4. Tóm tắt các bước soạn thư hàng loạt bằng Mail Merge trong Microsoft Word
Với Word 2010 cùng thanh công cụ Ribbon và tab Mailings, bạn chỉ cần làm 5 bước đơn giản:
Bước 1: Start Mail Merge và chọn dạng nội dung cần thực hiện.
Bước 2: Chuẩn bị danh sách người nhận (nguồn dữ liệu) tại Select Recipients.
Bước 3: Soạn nội dung cơ bản và Insert Merge Field.
3 bước đầu đã được trình bày trong phần 2 và 3 của bài.
Bước 4: Preview Results để kiểm tra kết quả của mỗi thư được trộn và định dạng, chỉnh sửa lần cuối.
Thay đổi Recipient bằng cách nhập số thứ tự hoặc chọn mũi tên qua lại đồng thời kiểm tra lỗi trong quá trình trộn thư bằng chức năng Auto Check for Errors.
Bước 5: Finish & Merge để hoàn tất quá trình trộn thư.
Chọn Edit Individual Documents để xuất file mới với kết quả là các thư đã trộn.
Chọn Print Documents để in các thư đã trộn.
Chọn Send E-mail Messages để gửi email.
Trong lần đầu thực hiện Mail Merge, để đảm bảo in ấn và gửi mail thành công, bạn nhập thông tin của chính bạn như một Recipient (1 hàng trong nguồn dữ liệu) và hoàn tất trộn thư chỉ với thông tin của bạn để kiểm tra (Nhập records là số thứ tự Recipient của bạn). Nếu kết quả hoàn hảo thì bạn có thể an tâm trộn thư hàng loạt để gửi mail hay in giấy chứng nhận, thư từ.
Nguồn bài: tổng hợp.
Trung Tâm Tin Học – ĐH Khoa Học Tự Nhiên
Hướng Dẫn Viết Thư Mời B1 Vstep
1. Giới thiệu:
Thư thuộc loại thư mời
Phần lớn thư thuộc loại informal (thân mật)
2. Cấu trúc bài viết thư mời:
Lời chào: Dear Name/Mr. /Mrs. (nếu biết rõ tên) hoặc Dear Sir/Madam/Sir or Madam/Department (nếu không có thông tin cụ thể)
Mở bài: Gửi lời chào và lời mời
Lovely to hear from you: Rất vui khi nhận được tin tức từ bạn.
How are you?: Bạn khỏe không?
How are things?: Mọi việc thế nào?
Hope you’re well: Tôi hi vọng bạn khỏe.
I’m so pleased/glad to hear that…: Tôi rất vui khi biết rằng…
It’s great to hear that…: Thật vui khi biết rằng…
I sincerely invite you to…: Tôi chân thành mời bạn tới…
I would like to ask you to come …: Tôi muốn mời bạn tới…
Thân bài: Nêu thông tin chi tiết về lời mời
We are planning to…: Chúng tôi đang định…
On (date), at (time), I plan to have…: Vào (ngày), vào lúc (giờ), tôi dự định có…
The party will take place at (time), on (date), at/in (place): Bữa tiệc sẽ diễn ra vào lúc (giờ), vào (ngày), tại (địa điểm).
Kết bài: Nhắc nhở chấp nhận lời mời và gửi lời cảm ơn
Please accept my invitation: Hãy chấp nhận lời mời của tôi.
We would be very happy if you could come to join us: Chúng tôi sẽ rất hạnh phúc nếu bạn có thể tới tham gia với chúng tôi.
I should be cheerful if you could come to…: Tôi sẽ rất vui nếu bạn có thể tới…
Kết thúc: Yours faithfully, (Kính thư) nếu chưa quen biết người nhận, Yours sincerely, (Kính thư) nếu đã quen biết người nhận. Ngoài ra, có thể dùng Yours truly, Yours respectfully, (Kính thư) hoặc All the best, Best wishes, Best regards, (Chúc mọi điều tốt lành)
Ký tên
3. Ví dụ:
Mr. Jack is a friend of yours when you studied in the UK. He is coming to Hanoi for an international conference. You want to invite him to Ho Chi Minh for a short visit. Write a letter to Mr. Jack to invite him to Ho Chi Minh city.
Cập nhật thông tin chi tiết về Hướng Dẫn Cách Sử Dụng Trộn Thư (Mail Merge) Để Tạo Hợp Đồng Lao Động, Xuất Phiếu Lương Cho Nhân Viên, Thư Mời, Thông Báo,… trên website Nhatngukohi.edu.vn. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!